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今年のアルバム納期、卒園後の時期をおすすめしたい理由

卒園アルバム-卒園後の納期ブログキャッチ

長期に続くコロナウィルス情勢が幼稚園・保育園に与える影響の数々。

3月から6月に掛けての登園自粛や休園の日々、行事の延期や中止の残念な連絡を受けながらの日常…

まだまだ平時には戻らず不穏な環境ですが、ようやく役員決定やミーティングが開催できる状況になってきたようです。

そして日に日に量を増していただく問い合わせが

これからでもまだ申し込みは間に合いますか?

というご質問です。

こんにちは、卒園アルバム制作メーカーキッズドン!の宗川 玲子(そうかわ れいこ)です。

シリーズでお届けしている「コロナ情勢での多いお問い合わせ内容ベスト5」。

今回はその第4位にあたる「もう7月ですが“おまかせコース”での申し込みはまだ間に合いますか」になります。

おまかせコースとは、お客様よりページ選定された写真をお預かりし、キッズドン!がデザインレイアウトをフルで行う制作方法です。よろしければ下記リンクより詳細をご覧ください。

おまかせコースをくわしく見る

そして関連したご相談として多い内容として

卒園式前の納品は大丈夫でしょうか

があり、今回はこの内容にスポットを当ててみたいと思います。

目次
1.これからの申し込みはできるのか
2.3月納品での制作スケジュール
3.今年の制作環境の「現実」
4.喜ばれる卒園式ページ
5.保護者や園へ理解を求める
6.卒園後の進呈方法
7.卒園後の納期時期とはいつ?
8.それでも卒園式に渡したい
9.お客様が原稿制作する場合の予定
10.制作期間シミュレーション
11.おわりに

1.これからの申し込みはできるのか


結論からすると、仮に、お客様より写真をお預かりしキッズドン!がデザインレイアウトを行う「おまかせコース」での制作方法の場合でも、7月8月制作開始であれば卒園式前の納品に間に合わす事は可能です。

ですが、「卒園式前の納品は大丈夫でしょうか」の相談者様から「コロナ情勢で受けてる影響」や「ページ構想」等のお話を伺うたびに「卒園後納品」に時期移動を検討することが良いのでは…と考えさせられる節が多いのが事実です。

お客様との対話から得た見解や、物理的な必要な作業時間等を併せ、キッズドン!がお勧めしたい「卒園後の納品」の理由についてご案内します。

補足:キッズドン!は「当社が原稿制作」「お客様が原稿制作」を問わず、お申し込み自体の「期日制限」はございません。卒園式後のお申し込みや、数年遅れでの制作依頼を承る事は多く実在しますので、ぜひお申し付けください。

2.3月納品でのおまかせコース制作スケジュール


具体程な制作スケジュールのシミュレーションは巻末に掲載してございます。下記リンクより移動できます。

制作期間シミュレーションに移動する

3月中旬納期の場合、全ページ中の8〜9割を年内に完了させておく必要があります。例えば…

  • 12ページであれば10ページ分
  • 24ページであれば20ページ分

となります。

そして残るページの素材を1月8日頃にお預かりし、2月上旬に全ページ完了→印刷製本という流れになります。

この制作工程が遅延した場合、卒園式進呈を目的とした納品は実現せず、卒園式後の納品に延期されます。

上記でご注意いただきたい点は「キッズドン!が原稿制作→写真差替え修正→校了のご通達」までを「完了」としています。お客様の写真選定作業期間のみではありませんのでご注意ください。

制作スケジュールは「平時」でも「有事」でも条件は変わりません。

私たちはコロナの影響により状況が一変している只中にいるわけですが、その状況下における卒アル制作環境の「現実」を振り返ってみます。

3.今年の制作環境の「現実」

写真は本当に集まるのか?


写真が無くてはアルバムをつくることができません。そして、今、現実として手元に写真がほとんど無い…。

この状況に頭を抱えていらっしゃるアルバム委員や、先生はさぞ多かろうと思います。

具体程に見てみましょう。

行事中止・延期の影響

やや辛辣ですが、おませコース制作条件である「年内に8〜9割に値(あたい)する写真収集が」本当にできるのでしょうか。

本来であれば、新年度開始の4月から7月中旬まで期間でには、アルバム掲載に相応しい行事が開催されます。例えば…

  • 親子遠足
  • お泊まり保育
  • 納涼祭(夏まつり)
  • プール遊び
  • 運動会
  • 園外施設訪問保育

などが挙げられます。

これらが今年は「中止あるいは延期」となった状況が少なくありません。

これらの春から夏に掛けての行事だけで最低2ページ、ページ数が多い園では8ページほどの使用に該当します。

そのページ数に該当する写真が無い現実のもと、その補填を8月から12月中旬までに確保することが本当に出来るのかを、現実と向き合い見極める必要があります。

今後の行事開催予定は不透明


8月以降、コロナ情勢を見据えた上での園での予定計画は様々と伺います。

  • 社会情勢を注視しながら延期された行事を出切る限り開催
  • 春から夏の延期とした行事は「中止」とし、この先の行事実施に注力する
  • 安全性を第一に優先し保護者参加型の行事は全て中止

冬季はインフルエンザや新型ウィルス発生への恐れもあり、さらに行事開催へのリスク対策は強化されるでしょう。

このことから「8月以降に確実に写真を得ることができる」とは言い切れない状況が続きます。

また、8月から年末までは「撮影対象」となる行事や活動が少ない傾向から、さらに写真の確保が難しくなります。

開催に希望を託す冬季の重要行事


今後のコロナ情勢がどのような状況になるかは全くもって未知ですが、年明けから春先に掛けては、本来アルバムに掲載すべく大切な行事が多くあります。

  • おもちつき
  • 先生が鬼に扮する節分
  • 伝承あそび
  • 生活発表会-お遊戯会
  • お別れ遠足
  • 卒園式

委員や先生からすれば、コロナによる影響が徐々に鎮静化し、これらの行事が縮小規模でも開催される事に、希望を託したいと思われるでしょう。

どれも幼稚園・保育園ならではの行事であり、アルバムを後から見返す時に微笑ましくなるページである事には違いありません。

ここで振り返りとなりますが「おまかせコースでの3月納品」とした場合、

写真提供の最終締め切りが1月8日

となるため、これらの重要行事をアルバムに反映させる事はできません。

・行事が開催され、アルバム掲載用の写真が確保できるかもしれない

・幼稚園・保育園時代ならではの貴重な写真を掲載できないのはもったいない

という説は「3月納品実現のための縛り」に対峙します。

仮に現時点で、確保できる写真が少数である場合で、冬季行事の写真撮影に期待を寄せる場合、自動的に「卒園式前納品は不可能」となり、卒園式後納品にスケジュールを改訂することとなります。

アルバム委員が費やせる作業時間


おまかせコースの場合、お客様の作業は「写真選定」に限定されます。

ですが、ご承知の通り写真選定は相当に時間を要す作業です。1行事に対して次のような作業内容があります。

  • 関係者から写真の収集
  • パソコン上での分類
  • 膨大な量からの掲載写真の選択

この1行事の選定作業時間を通算すると、約10時間程度掛かると言われています。そしてこれを行事分こなす必要があります。

お仕事と家事をこなしつつ、この作業時間を生み出すのは容易ではありません。

さらに今年はスタートが遅れており、本格的に行事の写真収集が開始できるのは(出来たとして)秋以降と思われます。

「年内8割の原稿制作完了」はキッズドン!制作の条件ですが、恐らく秋からの開始では制作が間に合いません。

また、お客様ご自身が、秋から年末に多くの作業時間を集中的に捻出するのも現実的で無いと思われます。

この事から「アルバム委員」それぞれの作業に充てられる時間を現実的に見つめ直し、実行可能かを図る必要があります。

4.喜ばれる卒園式ページ


卒園式を掲載し、その後卒園アルバムを納品したお客様から異口同音に聞く感想が

やっぱり卒園式を掲載してよかった

になります。

人生初めての卒業の儀式、園最大のセレモニー、証書を受け取る緊張の表情、小さいながらにも友人や先生と別れることに涙する姿…。

あげればきりがありませんが、保護者としてもいつまでも全てのシーンが回想できるほど感極まる場であることに違いありません。

アルバムでは式の全てを網羅することは出来ませんが、感動の時を「想起」させるには十分のきっかけとなります。

アルバム制作は「見る方にいかに喜んでいただけるか」の使命感のもと切磋琢磨を繰り返します。

皆さんに必ずお喜びいただける「卒園式」を卒園アルバムに掲載しないことは、なんとももったいない事と思うのです。

今年の有事の情勢を逆手にとり、納期を5月以降として、卒園式掲載を検討されてはいかがでしょうか。

5.保護者や園へ理解を求める

ここで現実的な問題の一例として「毎年慣例である卒園式進呈を変更できるのか」があります。

場合によっては説明の場や文章での通達が必要になろうかと思います。前述の内容をダイジェストにまとめてみました。

  • コロナ情勢の只中にあり、年内の行事写真の収集が困難な状況にある
  • 業者制作のため、制作期日に条件があり、現在の写真点数ではそれが満たせない
  • 今後の行事開催に期待を寄せ、年明けから春先にある重要行事の写真中心の構成とする
  • 特に卒園式は掲載すべき行事と位置づけ余裕があれば多めのページを確保する

シンプルにお知らせするならば上記の通りでしょうか。

6.卒園後の進呈方法


卒園後に渡す方法は様々ですが一例を紹介いたします。

  • 園の協力を得て「職員室」に保管いただき、保護者はアルバム受け取りに来園いただく
  • 卒園生が招待される行事がある場合、そのタイミングで進呈する
  • 同窓会を設け、そのタイミングで進呈する
  • 個別配送する

7.卒園後の納期時期とはいつ?

それでは「卒園後」の納品とは一般的にいつ頃となるのでしょうか。回答は

順当に進めて5月下旬

となります。進行としては…

  • 3月中旬に卒園式
  • 4月上旬に選定された卒園式写真提供
  • 4月下旬に原稿制作完了
  • 5月上旬(GW後)に全内容を校了(確認終了)
  • 印刷製本を経て5月下旬に納品

となります。

上記例は3月中旬前に「卒園式ページを除く全ページ」の制作が完了している条件となります

ご留意いただきたいのはゴールデンウィークの存在です。

この期間は当社のみならず提携印刷メーカーも休業であるため、制作に関する稼働が全て停止します。

この期間の直前や最中に写真提供等の制作依頼をいただいた場合、そのアクションは連休終了後となるため、日数がより掛かることをご理解ください。

8.それでも卒園式に渡したい

それでも諸所の事情により卒園式進呈を変更できない境遇の方はおられましょう。

その場合の方法は大きく2点となります。

・なんとしても写真を確保し形だけでも卒アルに仕立てる

・ページ数を縮小し余剰を設けないようにする

になります。少数ページ少数写真でもコンセプトが明確であれば、多ページアルバムと比較してもひけを取らないクオリティが作り出せます。

少数ページで制作する卒園アルバムをテーマにしたブログ記事がございます。よろしければ下記より併せてご覧ください。
少ない写真で作る卒園アルバム-キャッチ

無理強い制作は考えもの

反対に「とにかく卒園式納品に間に合わせる」だけに注力し、内容を問わずで制作したアルバム制作(写真選定と構想)は避けたいところです。

卒園アルバムは「形式」での進呈ではなく「卒園生に贈るおもいで」に他なりません。

きれいごとの様に聞こえるかもしれませんが、年を経過しアルバムを見返す度にそれを強く感じると思います。

思いを込めて制作されたアルバムは、いつ見ても見応えがあり、また新しい発見に溢れています。

その大切な内容を「納期優先」のあまり内容希薄なものに仕上げてしまってはそもそも制作した意味がありません。

どうか「卒園生ファースト」であるアルバム作りを目指していただきたいと思います。

3月納品での写真確保一例


一例としては、園行事での写真が無いのであれば、各保護者より我が子の写真を集め、1名の卒園生に対し1ページ(または半ページ)の個人ページを制作する方法があります。

これは「1冊づつ異なる個人ページ」ではなく、全冊共通印刷仕様にて、各卒園生のプロフィールが並ぶ構造です。

いわば文集とアルバムを混在させた仕様といえましょうか。

仮に12名の卒園生の場合、24ページアルバム仕様であれば「12ページ」がこれで確保できます。

仮に26名の場合で24ページアルバム仕様であれば、1名1ページではなく、2名で1ページとし、13ページ分を確保する方法もあります。

個人ページ以外の行事ページ等では「少数の写真」を大きめに掲載します。

写真点数が少なくとも、その分インパクトが高まり、読み手からすると見応えのあるページになるものです。

個人ページのレイアウト事例や注意点をまとめたブログ記事がございます。よろしければ下記バナーより併せてご覧ください。
卒園アルバム個人ページメイン画像

9.お客様が原稿制作する場合の予定

(3月中旬納期と仮定して)お客様がパソコンや切り貼りで「完成原稿」を制作する方法であれば、2月上旬までに全原稿を入稿いただければ、卒園式に合わせて納品することが可能です。

・原稿お預かりから約7営業日で製版データを作成

・PDFデータで確認いただき校了の後製本印刷→約3週間で納品

の手順で進行いたします。

最後に、冒頭でご案内した「おまかせコースでの制作期間シミュレーション」を載せます。よろしければご覧ください。

10.制作期間シミュレーション

「3月中旬納期」の場合での、おまかせコースにおける制作期間シミュレーションをご案内します。
あくまでもガイドラインとしてになりますのでご了承ください。

キッズドン!での制作期間

・(6ページ分まで)12月5日までの受付で「約14営業日」

・(6ページ分まで)12月6日以降4月20日までの受付で「約21営業日」

・(6ページ分まで)4月20日以降の受付で「約14営業日」

尚「営業日」とは土日祭日および冬季休業期間を除く、当社営業日での日数となります。上記に沿ってシミュレーションしてみます。

仮定:24ページでの制作で3月15日納品予定
  • 年内までの原稿完了ノルマは「20ページ」
  • お客様は「写真選定」が完了したページから留保することなくキッズドン!に提供
  • 当方での必要制作期間は「約50営業日」(制作開始を8月上旬と仮定した場合、本年まで「約100営業日」あり)
  • お客様は年明け1月5日までに残4ページ分のデータをキッズドン!に提供
  • 2月4日頃を目処に残4ページ分の原稿制作完了
  • 2月14日までに製版データ(印刷の版となるデータ)にて最終確認
  • 約1ヶ月を経て3月15日に指定場所に納品

上記はまだ余裕のあるスケジュールと言えます。大切なのはスタートの期日です。

当方の原稿制作に必要な期間は「約50営業日」ですので、最低でも12月上旬には20ページ分の写真提供をいただく必要があります。

さらにその写真提供は「まとめて一度期」ではなく「分散して」いただく事をお願いしております。

続いて12ページでシミュレーションしてみます。

仮定:12ページでの制作で3月15日納品予定
  • 年内までの原稿完了ノルマは「10ページ」
  • お客様は「写真選定」が完了したページから留保することなくキッズドン!に提供
  • 当方での必要制作期間は「約28営業日」(制作開始を8月上旬と仮定した場合、本年まで「約100営業日」あり)
  • お客様は年明け1月12日までに残2ページ分のデータをキッズドン!に提供
  • 2月4日頃を目処に残2ページ分の原稿制作完了
  • 2月14日までに製版データ(印刷の版となるデータ)にて最終確認
  • 約1ヶ月を経て3月15日に指定場所に納品

11.おわりに

今回は「今年のアルバム贈呈は卒園後の時期をお勧めしたい理由について」をお届けしました。

コロナ情勢の影響は現在も未来も計り知りません。冬季を迎えて状況は改善するか悪化するか不透明な状況下での正しい判断は難しいと言えます。

写真量確保、委員の作業時間捻出、当方の制作期間条件の掛け合わせで、アルバム制作は進行します。

現実的にスタートが平時の年と比べて遅延し、写真の確保も困難等、状況は良いとは言えませんが、考え方によっては「納品時期を延期し、1月から3月までに真に園生活ならではの行事や卒園式を掲載でき、中身の濃いアルバムに仕上げることができる」というメリットに転換させることも出来ます。

ちなみにキッズドン!で制作する7割が「卒園式アフター」の納品です。

今や卒園後の進呈はなんらおかしい行為ではありません。反対に受け取った卒園生や保護者は卒園式ページ等をはじめ、その内容に感銘を受けると聞いています。

納品時期の決定は、最終アルバム委員方のご判断となりますが、いずれにしても喜ばれるアルバムとなるよう一層の努力をしてまいります。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。なお、私のプロフィールは下記よりご覧いただけます。
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それでは、また。
キッズドン! 代表 宗川 玲子(そうかわ れいこ)
卒園アルバムキッズドン!代表-宗川 玲子

お電話での問合せは 0467-55-9550 FAXでのお問い合わせは 0467-55-9551 まで
卒園アルバム専門メーカーキッズドン!オフィシャルサイトはこちら

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