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卒園アルバム…なにを決める?なにから始める?

卒園アルバム-構成について何から始める?構成について

(お客様)「卒園アルバムの役員になったんですが、色々教えてください」
(キッズドン!)「はい、どのような内容についてでしょうか」
(お客様)「その“何について”がわからないんです。何をどう質問していいか…何を決めていけばいいんですか?」

こんにちは、kidsDon!の宗川 玲子(そうかわ れいこ)です。今日は卒園アルバムを制作するにあたり、構成をどのようにするのか、何を決めてどう進めていけばいいかをご案内します。

冒頭のような境遇を持つアルバム委員の方は少なくありません。アルバム委員に立候補し高いモチベーションを持つ方ならまだしも、「委員ご指名」が突然降り掛かってきた方の場合、アルバム制作について右も左も分からないのは当然のことです。

アルバムはおろか印刷物の制作経験無し、複数いる委員の中でリーダーに任命された私が一番パソコンに弱い、デザインやセンスといったものに無頓着な私が何で…そんな「?」が並ぶお母様、ぜひこの記事を参考にして1歩づつ前進してください。

制作にまつわる5つの決めごと
理想を書出そう
およその予算を決める
理想のアルバムタイプは?
理想のページ数を書出そう
(リンク)はじめの一歩はページ構成から
現状の製本部数算出
制作方法を検討しよう
制作負担を軽減する方法を検討
業者へ見積依頼をしよう
お父さんのための講座リンク
おわりに

卒園アルバム制作は5つの決めごとから構成されています


まず結論からですが、卒園アルバムは次の要素から構成されています。

・(準備)理想を書出す
・予算
・材質(ハードカバー等)
・ページ数
・製本部数
・制作方法(自分たちで作るか業者に依頼するか等)

この内容をひとつづつ検討し、予算との擦り合わせで「理想」に最も近いアルバムスタイルを決めていきます。では具体的に進め方を見ていきましょう。

(準備)始めに「理想」を書出す


「卒園アルバムについて右も左もわからない」ところからスタートの記事ですので、理想自体が思い浮かばないかもしれません。

ですが少なからず予備知識を得ることは、後々業者との掛け合いや交渉等に役に立ちます。知識を得る方法としては

・ネット検索で各業者の「アルバムの体裁を紹介」ページを複数見る

・園に寄贈された過年度のアルバムを見せてもらう

・複数の業者から「サンプルアルバム」を借用する

これらで見て感じて「いいな」と思った内容をたくさん書き留めておきます。この時点では「理想実現が可能か不可能か」を考えません。

最終的には「出来ない」項目を引き算して落としどころを見つけるのですが、業者への問合せの際に理想全てを投げかけてみることは大切なことです。それは「万が一」にして叶う可能性が「ゼロ」ではないからです。

問合せをした丁度その日から「キャンペーン」がスタートした、投げ掛けた理想よりもっといいものが実は安価であった、など思いがけないこともあるのです。「全部の理想が叶うことはありえないけど、とにかく当たってくだける」気持ちが大切です。

だいたいの予算を決める


予算の確定にいたるまでは、その園によって様々なシチュエーションがあると思います。

・始めから予算が決定しており変動は不可

・ある程度の予算の幅があり、内容によっては変動が可能

・理想の卒園アルバム内容を業者に提示し、そこから算出された見積を元に保護者全員で検討-調整-決裁する

予算が多ければ多いほど「理想」を叶えることができるのは当然ですが、低予算でもコストパフォーマンスの高い商品はあります。

「低予算」と感じても悲観せず、その額でできる最大限のことを業者に問いかけ見いだしていきましょう。

理想のアルバムのタイプを挙げる


アルバムのタイプとは「アルバムを構成している材質や加工方法」になります。例えばキッズドン!のアルバムタイプであれば…

・ハードカバー
・ソフトカバー
・フラットリング

が挙げられます。ハードカバーは重厚感があり保存性にも優れています。フラットリングはかわいらしい雰囲気があり、低予算で多くのページ数を確保できるメリットもあります。複数のタイプで見積を取り比較されることをお勧めします。

くわしい各タイプの内容は下記リンクからご覧ください。(キッズドン!のアルバムタイプのご案内となります)
卒園アルバムキッズドン!どんなアルバム?

理想のページ数を挙げる


ページ数が増えれば料金は上がります。予算に余裕があれば多量ページの作成ができ、予算が無ければページ数は少なめという事になります。

考え方はその園、そのご担当者様々ですが「ページ数が多ければ豪華、少なければ貧相」といった事は全くありません。

大切なのは「卒園生と保護者」が本当に喜ぶアルバムにするための「ページ構成」を考えることになります。こんな考え方があります。

・普段からネット販売や園内販売で、皆さん我が子の写真を購入してるので、改めて行事の写真を数多く掲載する必要は無い

・ページ数が多いと豪華だが、短い制作期間で全てのページのクオリティを上げるのは非現実的

・卒園生全員の個人ページをつくる計画があるが、それによりページ数が増え、高額になるのはいかがなものか

・季節ごとの記念写真、卒園生一同紹介(出来れば赤ちゃんの写真も添えて)、個別の個人ページがあれば少ないページでも全然OK

・個人ページはアルバムと切り離して安価な文集を作れば良い

いかがでしょうか。わずか5〜6年前までは、カメラマンが撮影し(または先生が撮影)ネット販売を行う仕組みがなかった事から、卒園アルバムは「普段見れなかった園の様子」を見ることが出来る唯一の記録でした。

しかしネット販売が普及した昨今、行事はもちろん普段の生活においても我が子の姿を写真購入という方法で見る事ができるようになりました。

これにより卒園アルバムに大量の写真を掲載させることが、意味を持たなくなったと考える向きもあります。

アルバム委員担当者がアルバム制作にもつ想いや思案も大切ですが「アルバムを受取る方ファースト」で考えを進めていくことも大切といえます。

ベーシックなページ構成としては「卒園生紹介2ページ(見開き)」「先生紹介1ページ」「春夏秋冬で4ページ」「卒園式またはフリーで1ページ」の合計8ページを基本とし、そこに余裕があれば、運動会、生活発表会、お泊まり保育、親子遠足などハイライト行事のページを追加していくのが良いでしょう。

尚、ページ構成の手引きを紹介したブログ記事がございます。併せてご覧ください。
卒園アルバム_ページ構成_キャッチまた、卒園アルバム制作経験者との談話から「我が子が注目したアルバムの内容」をまとめた記事もございます。こちらもぜひ参考になさってください。
卒園アルバム-内容-ブログキャッチ

現在決定している製本部数


製本部数によってアルバム1冊の料金が変動する商品もあります。

「卒園生数+園寄贈用」で冊数を決める事が多いと思いますが、業者への見積請求の際「現時点における冊数」を伝えます。

これから卒園までの間、転園、入園、先生からの購入希望等などで、冊数が変動する場合もあります。変動の度に業者へ再見積を請求し、金額を明確にしておくことが大切です。

アルバム制作方法(デザインやレイアウト)を決める


アルバム制作方法は様々ですが、大きく区分すると「自分たちで作る」「業者に作ってもらう」になります。下記はその一例です。

・係の手で切貼りをして原稿を作り、それを基に印刷製本を業者に依頼

・係がパソコンで原稿を作り、それを基に印刷製本を業者に依頼

・係が写真の選択とページ構成を決め、あとは全て業者がデザインレイアウトを行う

・係が各ページの概ねの構成を描き、業者がそれに沿ってデザインレイアウトの詰めを行う

・卒園生ごにとフリー台紙アルバムを用意し、その子だけの写真を掲載して「個人アルバム」を作る

「自分たちでつくる」の方針で重要なのは「制作に充てられる十分な時間が確保できるか」を冷静に直視する必要があります。

当初はやる気が高ぶっていても、理想通りに制作は進まず、気づけば月日は流れ年を越えていた…といったケースが非常に多いのが事実です。

また「アルバム委員になったからには、皆が納得いく素晴らしいものを、自分たちの手で作らなければ…」といった重責を自らに与えるも、事がうまく進まず相談を受けるケースも多々あります。

制作方法を決める上で考慮していただきたい点を次に書きます。大切なのは委員メンバーの負担を軽減することです。

いかに制作負担をなくすか…重要な課題です


ここで一度「卒園アルバム制作の上で重視するべき点」を振り返ります。それは「保護者の期待度」「委員それぞれの生活リズム」「アルバムを渡す期日」の3点になります。

保護者の期待度

保護者の期待度は、実は卒園アルバム委員の熱量ほど高くはありません。

「ある程度自分の子どもが掲載されていて、それなりに楽しい園生活がわかれば良い」というのが殆どの想いです。

「感動してもらえる凝りに凝ったデザイン」「豪華絢爛なページボリューム」「徹底された写真掲載の公平性」というのは二の次の付加価値なのです。

委員それぞれの生活リズム

委員それぞれの生活リズムを考慮し、作業分担を采配する事は重要です。ある方は「十分に時間があり、パソコンスキルにもたけ、デザインに自信がある」、ある方はフルタイムワークで自宅にパソコンが無く、デザインなどやったことも無い」…

いささか極端ですが、このような組み合わせの際、前者の方に合わせた制作ボリュームやスケジュールを組んでしまうと、後者の方の負担は想像に難くありません。更に委員同士の軋轢を生み、気づけば肝心の制作はあまり進んでいない…というような結果を招きます。

ベストは「やれる人は自分でやる」「出来ない人は複数の方とペアで作業する、または業者の力を借りる」これが卒園アルバム委員における本当の公平性だと思います。

アルバムを渡す期日

アルバムを渡す期日は、保護者様へ通達した「納期」を厳守するということです。

先程「保護者の期待度」を挙げましたがそこに一つ加えると「アルバム自体が届くのは楽しみ」となります。「◯月◯日に届きます」と告げらるとその日をワクワクしながら待つのはショッピングでも同じですよね。

つまり、アルバム納品期限が通達され、事情でそれが届かなかった(渡されなかった)時の保護者の落胆は計り知れません。

ここまで努力してきた事は一瞬ではじけてしまいます。「こんなに苦労してるんだから多少の延長もやむを得ないよね」とはなりません。納期を遅らせる事は「こんな苦労」を理解してもらえない事はもちろん、水の泡とさせるほどのデメリットがあるのです。

尚、業者に制作を依頼すると、それなりの追加料金が発生します。上記の事例等を参照され、予算内で業者制作費用が吸収できるかを相談してみましょう。

補足:最優先事項は何かを委員間で決めておく

それはデザインなのか、制作負担の軽減なのか、ハードカーバーのような体裁なのか、ページ数なのか…色々な境遇により、卒園アルバム制作での優先事項は異なってくると思います。最優先事項「ここは絶対譲れない」をまず決定させ、その後に優先事項の順番を決めておきます。業者に見積請求の際、これを通達することによって、見合った結果を複数のケースで提示してくれます。例えば下記の事例があります。

業者に見積請求をする

業者への見積依頼は、こんな風に告げるといいでしょう。

・「予算5,000円内、ハードカバーでページ数はその範囲のなかで、最優先は制作(デザイン)を業者でしていただけること」

→この場合、最優先が「業者制作」となりますので「ハードカバー8ページで業者制作」「ハードカバーはできないが12ページで業者制作」「あと予算プラス500円ならハードカバー12ページで業者制作」「キャンペーン限定商品なら…」といった代替え案を含めた「理想に近い複数」の提案が上がってきます。

こんな意見もあります。予算ありきだから理想を書き連ねるより、その予算内でできるものを業者に提示してもらう方が早いのでは?と。例えば

・「予算5,000円内で出来るアルバム全てのパターンをだして」といった投げかけです。

業者提出見積内容は、当然その予算でできる内容を提示してきますが、それが依頼者の理想に適してるかの判断は出来ません。これにより提示された内容を依頼者が見たとき「全てイメージと異なる」ことも多く、良好なやり取りとは言えません。

業者も人間です(笑)、お客様の熱心なご要望があれば、出来るだけそれに沿った、または代替案での見積内容を提示する努力をします。

一度の見積では完結せず複数回のやり取りを経て「ご成約」となった頃には、お客様と担当者のコミュニケーションは良好なものとなっているはずです。

その関係があるからこそ、高いクオリティのアルバムが制作されるとキッズドン!は考えます。そのためにも今回の一連の記事を参考にしていただければと思います。

父さんのための卒園アルバム講座(ご案内)

昨今急増している「お父さんアルバム委員」。もう既に活動されてる方も、これからなるかもしれない方も、お父さん目線で解説しているブログ記事をよろしければご覧ください。

「前編」は本記事とほぼ類似した内容ですが、お父さんの視線でのアクションプランが書かれています。

また「後編」では奥様がアルバム委員の立場で、何をサポートしてあげられるか等、メンタルの点を中心に書いています。
卒園アルバム-父のための講座BOGキャッチ
卒園アルバム-父のための講座BLOGキャッチ後編

おわりに

今回は「卒園アルバム制作にあたり何を決めていくか」について説明をしました。制作に関わる期日は約1年間…これを長いととるか早いととるかは、人それぞれですが、kidsDon!は「早い、しかもあっという間」と感じます。この期間の間に多くの決めごとを行い、納期厳守で委員に多くの負担無く、事を進める…皆様のご苦労は計り知れませんが、完成時の達成感は何にも代え難いものと声が寄せられています。

制作中のお悩み、困ったこと、愚痴(笑)なんでも結構です。遠慮無くkidsDon!にご相談ください。

また、この記事の内容を一覧にまとめたPDF書類をダウンロードできます。委員の皆様と共有されお役立てください。


今回も最後までお読みいただきありがとうございます。
なお、私のプロフィールはこちらからご覧いただけます。
それでは、また。

ブログ担当 宗川 玲子(そうかわ れいこ)

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