卒園アルバム制作のヒント

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2022.4.20

卒園アルバム制作のスケジュール、制作経験者が完成したあと反省したあれこれ10選

卒園アルバムのスケジュール-制作後の反省点-タイトル

納得いく卒園アルバムを完成させるのに欠かせない一つに 「スケジュールの計画」 があります。

このスケジュールの具体的なサンプルをお示ししたいのですが、卒園アルバムの制作には様々な形態があり、それぞれ予定の立て方が異なることから、単体のブログ記事ではとてもお伝えしきれません。

  • アルバムを購入し全て手作りする
  • 業者に印刷製本を依頼
  • 業者へ入校する原稿は自分たちで制作
  • 業者へ入校する原稿はパソコン制作
  • 業者へ入校する原稿は切り貼り制作
  • 原稿は全て業者デザイナーに制作を依頼
  • ページ数は少数の8ページ
  • ページ数は多量の50ページ
  • 納品は卒園式直前
  • 納品は卒園後の夏

上記は制作形態の一例であり、繰り返しになりますが、個々の内容によってスケジュールは大きく異なってまいります。

そこで今回は「具体的なスケジュール例」を紹介するのではなく、実際に卒園アルバム制作に携わった経験者の方が、アルバム完成後に反省したこと、あるいは感じたことを10名分紹介したいと思います。

この談話から、ヒントを見出していただき、これから制作にお役立ていただければ幸いです。

今回のポイント:スケジュールはゆるすぎず綿密すぎず計画し着実に実行しましょう
この記事はこんな問いにお答えします
  • いつから制作をはじめればいいの?
  • 個人ページのメッセージはいつごろお願いする?
  • おまかせ制作はいつまで行事が入いる?
  • どうしても作業を先延ばししてしまう
ため息をつくアルバム委員の保護者

こんにちは、キッズドン!の宗川 玲子です。

今回は卒園アルバムのスケジュールにまつわる経験者の後日談です。

思わずクスリと笑ってしまうもの、シリアスで経験を避けたいもの、あるあると頷けるものなど…

経験者のお話の中には大切な教訓とヒントがあります。早速紹介しましよう。

1.早すぎたアルバム制作

2019年の3月、A様よりキッズドン!あてにお電話をいただきました。

3年後の納品でアルバム制作を注文してきた保護者

「アルバム制作の依頼をしたいのでお見積りをお願いします。」とA様。

キッズドン!ではお見積りを算出するにあたり「アルバムをお届けする納期希望」を伺うこととなっています。この納期をA様にお伺いすると…

「2022年の3月です。つまり3年後の3月です」

と、驚きの回答が。こちらは問い掛けます。「3年後納期の卒園アルバムのお申し込みをされて、制作は2年後くらいから始められるのですか?」

「いえ、今年年少で入園したのですが、前年アルバム制作経験者の方の引き続きで『できるだけコツコツと長期で制作を消化させた方がいいよ』と言われたんです。

そこで、先週の年少の役員会で『アルバム委員だけは年少から決めて、その年代からの写真撮影や制作を少しづつ行なっていこう』と決定したんです。」

ということでA様と成約を結び、3年間の長丁場制作が開始されました。

そして今年が3年目の年長卒園を迎える年。見事に素晴らしい36ページ仕様のアルバムが完成しました。

アルバム納品後に、A様に3年間制作における感想や苦労されたことを伺った内容が下のお話です。

「2019年に制約した直後から、5名いるアルバム委員全員が燃えていて懸命に作業をこなしていったのですが、想像以上に労力が掛かることでその年の冬頃からみんなおよび腰になっていったんです。

卒アル制作が負担に思うアルバム委員

年中を迎えてしばらくは「完成はまだまだ先のことだし、作業のコツは掴んでるからいつ始めても大丈夫」と言った理由をつけてスケジュール通りに進まないことが半年ほどあったんです。

さらに追い討ちを掛けたのがコロナ禍の影響。撮影予定だった行事は軒並み中止となり、ページ構成を年度も仕切り直して改変しました。

そんな状況でメンバーのモチベーションも低下しますます『制作意欲は急降下』

年長進級までに36ページ中15ページ分を消化する予定が10ページしか出来ておらず、この頃からメンバー全員のお尻に火がつき、本格的な制作再開となったんです。

そして見開きページを制作するのに、今まで2ヶ月掛かっていたところがみんな平均3週間で仕上げるようになったのも「追い込まれての本領発揮」の効果だったのでしょうか。

結果、無事アルバムは完成しましたが、長期すぎる制作期間より、ある程度狭めた期間で集中して作業した方が良かったかもね…とメンバーで話をした次第です。」

安全圏を確保するか短期集中で勝負か

A様はアルバム委員による原稿制作だったのですが、各ページに長い時間掛けられてるだけあり目を見張る出来栄えで驚嘆したのを覚えています。

長期制作の利点の一つとして「時間があるがゆえに納得いく制作ができる」が挙げられるでしょう。

反面、談話にもあった「途中息切れによる中だるみ」や、コロナ禍における「不測の事態」による幾度に及ぶスケジュールの書き直しといった事象もあり、このようなデメリットも存在します。

このことから制作開始の理想は 「年長進級の4月を開始とし、無理のない範囲でしゅくしゅくと制作を進めていく」 が良いのではと思います。

制作時間に関する記事を併せてご覧ください。

2.3月納品-おまかせ制作で掲載できる行事は…

おまかせコース(お客様より写真をお預かりし、キッズドン!のデザイナーがフルデザインを行う制作方法)でご成約いただいたB様は、アルバムに掲載できる行事に制限があることで悩まれました。

卒園アルバムおまかせコースで年明け掲載ができないことに悩むアルバム委員

「委員の制作負担を減らしたいのと、制作することに強い興味もなかったことから、おまかせコースでお願いしました。

制約の条件でただ一つ心残りだったのが、このコースで「卒園式前納品」だと「年明けの行事」を一切掲載できないこと。

年明けは「生活発表会」「節分」、うまくすれば「雪遊び」など魅力的なイベントが目白押しで、それを載せずに卒アルの何が語れるのかという思いでした。

いっそ卒園式まで掲載して初夏の納品にしようかと、メンバーに提案しましたが「幼稚園の作業は在園期間にきっぱりと終わらせたい」という意見が大半で却下。

キッズドン!に再度何とかならないかと相談を持ちかけ、妙案をいただきました。

年明けのアルバム掲載内容を自作しようと決意するアルバム委員

それは、年明け行事の分を私たちで制作し、完成原稿を入校するという方法。なるほど、業者は制作期間が必要なために年明け制作ができないのであって、自作であれば可能と理解し、その方法を採用しました。

おかげ様で、2月10日に開催された生活発表会の様子を2日で仕上げ(ただ写真を並べただけですが)、それを入校し3月24日の卒園式前に納品となりました。

3月納品の業者による原稿制作は要チェック

B様の談話の通り、3月の卒園式に合わせて納品を行う場合、おまかせコースでの掲載期間は「年内まで」となります。

年明けは制作が一挙集中することから制作期間をそれなりにいただく必要があり、私たちも「年明けのハイライト行事が掲載できない」ことは本当に心苦しく思っています。

大切な思い出のシーン不掲載を余儀なくされるこのしがらみから、おまかせコースで3月納品ご希望のお客様には「卒園式後の納品」を提案し、再検討いただいてる次第です。

似たようなケースでの解決方法

B様は、年明け行事の原稿を自作されましたが、別の方法で解決された事例もあります。それは、

年明けの行事をページタイプのメッセージカードで制作し郵送

というものです。

封書で送られてきたメッセージカード

今おしゃれなデザインで、2〜4ページほどのページ仕立てになってるメッセージカードが数多く販売されています。

ここに卒園式を含む各行事の集合写真を「1ページ1枚」で貼り付け、担任の先生からの直筆メッセージを添え、各家庭に郵送します。

既に小学1年生となってる元園児はこのサプライズに大変喜ばれると伺っています。

そして先生からのメッセージは、よりインパクトを帯びて生徒の胸に深く染み入ります。

おまかせコースのデメリットを上手にメリットに転換した方法と言えますでしょう。

キッズドン!のおまかせコースを見る

3.先生とのコミュニケーションはスケジュール安定の潤滑剤

C様の通園していた保育園は規律が厳しく、行事の写真・ビデオ撮影禁止という境遇。どうやって写真の確保を行なったのでしょうか。

保育園の先生と仲の良いアルバム委員

「先代の卒対委員から『とにかく写真撮影ができないから集合写真だけ並べるしかレイアウトの方法は無いと思うよ』と引き継ぎされていました。

私個人としては複数のスナップがかわいく装飾されたデザインをイメージしていただけに、この情報はいささかショックでした。

理想を叶えるためには「担任や園長先生から撮影許可を得るしか方法は無い」と結論づけ、年長進級当初より、先生方と徹底的にコミュニケーションを図ることにしたのです。

やるだけやってだめならしょうがない…といった半ば軽い気持ちだったのですが、意外にも早くから担任とは良好な関係に。

日頃のたわいもない話から、今卒園アルバム制作で悩んでいることや構想に至まで、送迎の限られた時間であれ、会話に花を咲かすことが増えていきました。

そして第一回目の撮影交渉を「撮影許可を得たい。保護者がだめならカメラマンを入れるか、先生にスナップ撮影をお願いできないか」という条件で進言しました。

私の熱のこもった(?)発言に共感してくれたのか「今から園長先生のところに一緒に行って相談してみよう」と思わぬ返答が。

その足で園長先生にお会いし、卒園アルバム制作の趣旨や思いを即興でプレゼンしました。

嬉しかったのは、担任の先生が私の意見に賛同して援護応援をしてくれたことです。

渋る園長に対し「職員で撮影できる人員が確保できるのでやってみませんか」と声を発していただき、結果OKをいただきました

保育園職員の撮影を許可する園長先生

この撮影は春の遠足だったのですが、園長先生が先生撮影の写真を見て、たいそうご満悦であり、これからの行事も無理なき範囲で撮影しましょうと、嬉しいお言葉をいただきました。

具体的なスケジュールを立てるようになったのはここからです。

先生が撮影する→その写真を選定する→キッズドン!に送付して制作してもらう…、このルーティンを年間に落とし込みましたが、コロナ影響で行事中止が相次ぎ決して順調な運びではありませんでした。

ですが、この状況に助け船を出してくれたのは、担任の先生。「他の行事で撮影してるものがあるから探してみるね」といって補填となる写真を提供いただいたのです。

そんなこんなでどうにか紙面も不自然なく埋まり、すてきなアルバムが完成しました。

担任の先生との意思疎通は重要

C様の談話は極めてラッキーな境遇であったと思います。

同じように先生とコミュニケーションを取っていても、規律は規律として撮影を跳ね返されることも多々あるでしょう。

C様は「撮影交渉」を持ちかける時期より相当の前の段階で「先生との関係構築」を図っていました。

突然「撮影させてください」と進言するよりも、お互いを許し合う関係での交渉の方が許可成立となる可能性に賭けたと言えます。

撮影に限らず、園児ごとへのメッセージ依頼や、作品の提供など、担任の先生への依頼ごとは、アルバム委員として何かと多いものです。

スケジュールを円滑に進めるためにも、先生との良好な関係をうまく築きあげていただきたいと思います。

4.カメラマンの撮影データが時期によって異なった

カメラマンとのやり取りでのお話です。

幼稚園に撮影にきた派遣カメラマン

「4月3月までの期間8回の撮影を派遣カメラマンに依頼しました。

初回は5月に春の遠足。撮影終了後に、撮影データの納品時期を聞くと「約2週間半」との返答をいただき、実際その期日にデータをいただきました。

スケジュールは「撮影→納品されて選定作業→制作」のセットが年間で繰り返すため、それを年度スケジュールに落とし込み、年内は順調に推移しました。

問題は年明け2月の生活発表会の撮影。

撮影後2週間半経過してもデータが送られてきません。どうしたものかとカメラマンに連絡すると「あ〜2月は他の園と行事が重なるんで4週間ほど掛かるんですよ、ちなみに3月も同じ状況でして…」との返答。

納期が通常より遅くなること伝えるカメラマン

その都度確認をしなかった当方も悪いけど、それならそうと予め言って欲しかった。

ここから急遽スケジュールを変更し、私たちの制作期間を短縮して予定をクリアしていきました。

派遣カメラマンには1に確認2に確認

信頼できるカメラマンが多い中で、時折このように「一言添えて欲しかった」思える方もいらっしゃいます。

今回の件以外で「予約していた日にダブルブッキングで来ず」や、「お願いしていたカメラアングルは全く無視され顔アップばかり」などの被害報告を時折伺います。

これを防御するには(正統カメラマンの方には申し訳ないのですが)当方より「確認」を繰り返す以外方法はありません。

特に今回の談話のような「スケジュール」に関係する内容は大切です。

撮影予約している2日前の確認連絡と、撮影後の納期確認の最低2項目は必ず押さえておきましょう。

カメラマンに関連する記事を併せてご覧ください。

5.卒園後やる気が急降下

過去に何回とブログで取り上げてる「卒園後のモチベーション低下」に関するD様のお話です。

卒園アルバムの制作に全く気が乗らないアルバム委員

「2月以降の行事の写真選定は、カメラマンからのデータ納品の都合上、卒園式後に行うこととしていました。

節分、ひな祭り、お遊戯会、そして卒園式。これらの行事合計8ページ分の写真を選び、キッズドン!に送って原稿制作をしていただく手はずだったのですが…

卒園式後なぜか在園時ほどのパワーが湧き出ず、それより就学準備の慌ただしさに時間が経過し、ふと気づけば入学式。

この時点で園の風景は、脳裏にかすみがかかり、うっすらと消えていき過去のものに。

いや、いけないいけないまだ8ページ分の写真選定を行なわなくてはいけない…と心で意識を高めても腰が持ち上がらないといった始末。

それ以降も小学校の懇談会やPTA関連の会合等が重なり、視野や完全に小学校に包囲され、幼稚園時代をうまく思い出せないまでになってしまいました。

「明日やろう」を毎日つぶやいてるある日、キッズドン!から恐怖の宣告が。

(ドン!)『取り決めたスケジュールでは明後日までに8ページ分のデータを送付いただくことになってます。』

(D様)「もし、明後日でなく少し渡すのが延びたらどうなりますか」

(ドン!)『ご要望の納期に間に合わすことが難しくなります』

(D様)「終わった…間に合わない…」

以前キッズドン!より「納期は変更することなくその日に間に合わせましょう。なぜならアルバムを待つ方を裏切ることになるからです」の言葉を投げられ身に染みて痛感したことを思い出した私。

電話終了後、未だかつて無い行動力を発揮して写真選定を行い約束の期日に写真を送付することができました。

猛スピードで卒園アルバム制作作業を進めるアルバム委員

選定終了後はしばらく放心状態が続き「もっと気を引き締めて早い時期に行動すれば良かった」とひっそりと反省をしました。

6.慌てて転倒、そして松葉杖で卒園式出席

なんとも痛ましい見出しですが、E様の談話とうぞ。

骨折し松葉杖を横にソファで動けないアルバム委員

「アルバム届きました。卒園式も無事終わり、アルバムを手にされた方々一様に喜んでいただけました。

実は卒園式当日、私、松葉杖で出席したんです。小学校の入学式も松葉杖…こんなに思い出に残る節目はありません(笑)。

卒園式に渡したくて、3月初旬の入校を目標に5人の委員で分担して進めていただんですが、リーダーの私が一番制作をさぼっていて…

制作を始めるとても時間が掛かるという怖さと、担当制作のデザインアイデアが浮かばずにいて、はと気づけば締め切りの2日前。

ここで目が覚め、古今奮闘徹夜を続けてなんとか完成。と、ここまでは良かったんですが、徹夜二日目の朝、ふらつく足取りでコーヒーを飲もうとキッチンに行こうとした瞬間、コードに引っ掛かり派手に転倒

激しい痛みが襲ってくるよりも前に頭に浮かんだのは「さぼった天罰だ…」。

間際の行動は良くないとわかっていても

E様は「こんなネガティブな話で良かったらブログに使って」とお話をいただき今回の紹介に至りました。

人はどうしても期限の間際でないと本格的に動かぬ習性であり、今回のD様は本当に災難ではありましたが、「寝てない」「寝てなくて体調崩した」などの境遇を経験をしてる方は少なくありません。

トラブル発生となりがちな「目標期日の間際に潜む悪魔」に囚われないようご注意ください。

7.えっ!卒園アルバムないの?

このようなことなさそうで、でも他に数件伺ったことのあるF様のお話です。

卒園アルバム進呈がないことに驚く母親

「2021年に新設された園に通い、年長は3名で卒園を迎えました。

卒園式に渡された記念品等が入る袋の中を確認すると「あれ?卒園アルバムが入ってない」。

先生に「すみません、うちの紙袋の中にアルバムが入っていないんですが…」と確認すると、

「アルバム?作ってませんよ。」と一言。

「え〜!(そんな〜!お兄ちゃんお姉ちゃんが通園していた幼稚園はあったからてっきりあると思ってた〜)」と心で嘆く私。

この事実をもっと早く知っていれば、私なりに、または業者依頼でアルバム制作をしたのにと悔やみました。

ですが無いものはない。今現在、少しづつ写真を集めて、おまかせコースでキッズドン!に制作をお願いしています。

思い込みによる行き違い

「実は卒園式で卒アルがないって初めて知って…」というご相談を、F様以外にも数件いただいたことがあります。

新設された園の場合、園がアルバム制作を行うか、園では作らないため保護者が作成するのかを事前に確認しておきましょう。

今回F様から4月制作開始で卒園生3名分のアルバム制作の依頼をいただき、現在進めていますが、急に降って沸いたスケジュールにF様もご多忙の日々とのことです。

8.掲載点数を欲張ったばかりに

G様のお話です。

写真点数が多いばかりに作業が全く進まないアルバム委員

「キッズドン!から予てより『1ページに掲載する写真点数は、最大20点から25点くらいに押さえた方が良いでしょう』とアドバイスをいただいていました。

ですが、22名の卒園生を公平に載せることと、写りの良い写真がことの他多いことから削減しきれず、1ページ40点ほどの平均量で制作を開始しました。

画像を全て切り抜きして、賑やかな雰囲気に仕上げることをコンセプトにして、みんなワクワクで制作開始。

と、ここまでの意気込みは良かったのですが、実際パソコンで切り抜き制作を行なってみると、40点の写真をさばくのは実に苦痛(笑)。

「先が思いやられるね」「初めの制作で心折れそう」「キッズドン!の推奨枚数の意味がわかった気がする」などネガティブモードに落ちていく私たち。

年内に8割完工を目標にしていたスケジュールからは完全に逸脱し、行き当たりばったりの制作に変わってしまいました。

重い腰をあげたのは11月にキッズドン!から『その後進捗はいかがですか?』と連絡があってから。

卒園アルバム制作の進捗を確認するも未消化の多さに焦るアルバム委員

メンバー同士はっぱを掛け合いながらなんとか終わらせることが出来ましたが、写真枚数は欲張らずに絞り込むべきだったと反省しています。」

作業量が多いと遅延の原因を作る

推奨掲載写真枚数25点に対し、実際には40点…「プラス15点でそんなに変わるの?」と思われるかもしれません。

これが写真を四角や丸で加工する程度であれば、さほど変化はありませんが「切り抜き」となるとことは変わってきます。

理想に見合うサイズの写真選定、その写真のプリント、全体のレイアウト考案、切り抜き加工に掛かる時間など、気づけば時間は湯水のように流れてる…

そして作業開始から一向にゴールに辿り着けない焦りは、多量枚数の切り抜き制作につきまとう課題と言えます。

切り貼りの場合、写真点数をあまり欲張らず、かつ制作ページ数も少なめにした方が、ストレスなく作業を継続できるでしょう。

そうもいかない場合は、作業人員をなるべく多くして一人の負担を軽減させるべきと言えます。

9.綿密な計画がコロナ禍でなし崩しに

過去2年コロナ禍の影響で卒園アルバム担当者は苦心しました。この境遇を持つH様のお話です。

コロナの猛威に怯える親子

「アルバム制作スケジュールを日にち単位で決め、カメラマンにも入念に納品日を確認して臨んだ卒園対策委員。

ですがいきなり4月の親子遠足が、コロナの影響で中止となり、出端を折ることとなりました。

これによりスケジュールと紙面構成は再検討となり、長時間掛けて再案を作りました。

この後、撮影をする予定だった夏祭りは「保護者とカメラマン入園禁止」が園から通達され、これもアルバム掲載から外れることに…

この時点で「何度スケジュールを書き直しても、またコロナの影響でやり直しになる…」

そんな状況をキッズドン!に相談すると『実施した内容だけで制作するよう、卒園式後から制作するのはいかがですか』と思いもよらぬアドバイスが。

8人の年長クラスで、幸い保護者も少人数ゆえに理解しあえる仲だったので、卒園式後から制作開始案を発言してみました。

誰からも反対意見は無く、満場一致でその制作スケジュールに。

卒園アルバム制作を卒園後から始める決意をしたアルバム委員

さらに自分たちで制作する予定だったところをおまかせコースに変更し、制作の全てをキッズドン!に依頼しました。

本当は在園中にある程度のことを消化させたかったのですが、郷に入っては郷に従えでコロナ禍の情勢の中、正しい判断だったのでは…、と思い返しています。

10.個人ページの素材が集まらない

最後は個人ページに力を入れたI様のお話です。

個人ページの素材提供を呼びかけるアルバム委員

一人1ページの個人ページを制作することにしました。

写真7点と園児へのアンケート、先生と保護者からのメッセージで構成とし、この本制作をアルバム委員の手によって10月から制作を開始する予定でした。

これに先立ち、9月中旬から下旬の15日間で、保護者から素材提供をお願いすることにしました。

素材提供の締め切りは9月30日としたのですが、当日までに回収できたのは20人中なんと8名

グループLINEで督促を行うも「たった15日で昔の写真をリクエスト通りに見つけらない」「メッセージを書く時間が正直なかったのでもう少し待って欲しい」と逆にリクエストを返されてしまいました。

個人ページの素材提供期間の短さに反論を申す保護者

ここで反省したのが、まず期日が15日間と余裕がなかったこと<写真7点は年長2点と0歳から5歳までの月齢で一枚づつ>と、細かい指定を行なったことで、該当写真を見つけることができず困惑させてしまったことです。

写真を撮り溜めてる方が基準とした考え方が間違っていたとして、再度<写真7点はどの月齢の組み合わせでも可>そして<メッセージの回収期日を1ヶ月延長>として再度お願いをしました。

私たち委員の制作は、素材が揃った家庭の分から順次進めていき、かなりの遅れとなりましたが、クリアさせることができました。

個人ページ成功の秘訣は「素材を提供いただく期間」にあり

個人ページに掲載する素材(写真・メッセージ・アンケート等)は各家庭の保護者からが一般的です。

この素材提供を呼びかける際、最も注意すべき点は「素材を探す・書くの時間を多めに設定する」こととなります。

これは、たくさん写真を撮ってる家庭もあれば、写真嫌いの家庭もある、写真の整理ができてる家庭もあれば、スマホに入れっ放しの家庭もある、文章を書くのが得意、不得意…など様々な環境と特性があるためです。

さらに「探す-書く」行為は何かと腰が上がらないもの。短期間で素材提供を求めることで、その後の保護者とのコミュニケーションに支障は来たしたくないものです。

個人ページに関する関連記事がございます。併せてご覧ください。

おわりに

今日は、卒園アルバム委員経験者による、制作後に反省した「スケジュール」にまつわるお話しを紹介しました。

仕事あり家庭あり育児あり教育ありの状況下で、卒園アルバムを制作するのは相当な負担を強いられます。

このことから、冷静に考えれば実行不可能な予定を無理やり詰め込んだり、反対に、ざっくばらんな予定を組むことで先延ばしを繰り返したりということが起こりがちです。

「作業は遅れがちとなるのが基本」と前提した上で、ゆとりある予定を組み、スタートダッシュで「制作にかかる作業時間」見出し、それを年間の行動に落とし込むのが良いと思われます。

ぜひ無理をせずストレスのない状態で作業をお進めください。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

卒園アルバムキッズドン!代表-宗川 玲子
キッズドン! 代表 宗川 玲子(そうかわ れいこ)

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