はじめての卒園アルバム

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2021.9.21

卒園アルバムを保護者が作成する時のポイント5つ

今回は、保護者が卒園アルバムを制作するにあたり、押さえておくべきポイントや、スムーズに作業を進行させるノウハウをまとめました。

この記事をご覧いただき、卒園生をはじめ、アルバムを手に取る方々が、心より喜んでいただけるアルバムの制作にお役立ていただけると幸いです。

今回のポイント:専任された委員の立場を尊重
この記事はこんな問いにお答えします
  • 保護者制作の進め方
  • みんな保護者が作ってるの
  • 委員になったが制作に自信がない
  • 時間がないけど本当にできるの

保護者が制作する状況とは

こんにちは、キッズドン!の宗川 玲子です。

お客様からのお問い合わせに「他の園はどのように制作してるのですか」という質問をいただきます。園の制作ではなく保護者が制作を行うお客様からすれば、興味津津であることはうなずけます。

そこでまず始めに、保護者制作は「どのような境遇」で起るかをご紹介します。もし5つのポイントから直接ご覧になる場合は、上の「目次」から「制作での5つのポイント」を選択してください。

歴代から保護者制作であった

昔より、卒園アルバムは園で制作せず、保護者が「役員」として制作することになっているケース。

これにより「制作することに対する異論」は出ませんが、役員決めで「望まぬ専任」となった際の不満はそれなりにあるでしょう。

卒アル制作経験者、未経験者、個々の委員のスキルの違い等を十分考慮の上で、制作分担や進行計画を練ることが重要な鍵となります。

突然今年から園での制作が廃止になった

相当以前より園での制作廃止を検討

2年前のコロナ禍情勢を発端に、このケースが急増しています。

多くの園はコロナ禍以前より「大仕事である卒アル制作」を働き方改革や、様々な環境の変化により「園での制作」を止めることを常々検討していたと思います。

その動きが3年前より活発化し、キッズドン!のおまかせコースでの「園との契約」が例年と比較して急増し始めました。

コロナ禍が引き金に

そしてコロナウィルス感染拡大の情勢が勃発し、廃止、または業者委託を検討している園の「行動の引き金」を引く機会となったのは言うまでもありません。

保護者からしてみれば、青天の霹靂(へきれき)であり、残念と同時に、やりきれない、納得出来ないといった感情も多少抱かれることでしょう。

贈呈がないなら保護者で制作

この事象により「園からの贈呈が無いなら保護者で制作しよう」との発想から保護者制作案が浮上します。

ここで問題となるのは制作当事者の身の周りに「経験」が無いことです。

ここでの「経験」とは、園に寄贈されてるアルバムを参照する、前代の委員が資料を残してくれているなどを示しますが、全くゼロから調べる必要があるのです。

  • 保護者へ予算伺い
  • 業者選定
  • ページ数の考案
  • 製本スタイル
  • 納期
  • 制作方法

などが課題に挙げられます。この「突然の廃止」ケースが最も大変な道のりを歩むものであることに間違いはありません。

園からのアルバム贈呈もあるが有志でも制作

多くの園は「フエルアルバムに園児一人一人に見合った写真を貼り、作品等と合わせたアルバム」の贈呈を予定します。

保護者が濃密版を制作

ここに更に行事ごとのページや文集を加えた「濃密版」を保護者が制作するケースです。特徴として、その年によって「有志制作アルバム」を作ったり、作らなかったりと言う状況があることです。

また、制作するにしても「保護者が手作りで制作」「業者に一切おまかせ」等毎年その方法が変わります。

つまり慣例や前例といった縛りが全くなく、「園からの贈呈アルバム」があることを前提として、全保護者に「作るか作らないか」のアンケートを取り採決するやり方になります。

過去の資料がないことも

ここでの問題は前項の「突然今年から園での制作が廃止になった」に類似しますが、数年制作が無かった場合、旬の情報が無いことから改めて業者問い合わせや、様々な決め事に着手する必要があります。

そして「アンケートで有志制作のアルバム不要」としたにもかかわらず、委員になってしまったという境遇の方も一定数いらっしゃり、なんらかの不満を抱えながらプロジェクトを進めなくてはならいこともあります。

保護者の制作に付き添う「不満」

保護者が制作する3つのケースを紹介しましたが、これらに共通する点は「不満」という2文字が多かれ少なかれ存在することです。

  • 委員間の意見相違が不安
  • 1年近く拘束される
  • 作業は重労働
  • ただでさえ時間がないのに
  • 他の役員の仕事量と差があり過ぎる
  • 園の廃止には未だ納得がいかない
  • 制作スキルの差が心配かつ自信が無い
  • 有志で制作する必要があるのか(下の関連記事も併せてご覧ください)

などが代表的なところです。

ですが、すでに保護者制作は決定しています。

保護者制作は、先生制作より多くの内容を掲載できるメリットがあります。

保護者が制作のメリット

先生が制作されるアルバムは、行事単位よりも、卒園生個人の姿を追ったダイジェスト版であることが多いと言えます。

これに対して保護者制作は「行事単位」でのページ構成が主であり、後からアルバムを開く時、より鮮明にその光景を想起することができるでしょう。

また、個人ページや文集ページの採用も保護者制作ならではです。

楽しく制作を進めましょう

様々な事情で保護者がアルバムを作る…それを撤回させることは出来ません。

となりますと(啓蒙的な表現で恐縮ですが)あとは「時間に余裕を持ち、いかに楽しく、いかに負担を減らして作業を進めるか」だけに集中して前進するしかありません。

ようやく本題となりますが、まずは「不満」「不安」の解消からです。

制作での5つのポイント

下のリストはその具体的な内容である5つのポイントになります。総合すると「各委員が持つ状況や環境を最優先する」になります。

見積要請や製本タイプ、ページ構成、実務等よりもっと以前に思案するべきことに触れていますのでご了承ください。

保護者が制作5つのポイント
  • 1.時間に余裕のある委員が、余裕の無い委員の作業ボリュームをカバー
  • 2.制作方法は個々の委員に適した方法で行う
  • 3.制作内容のデザイン性について進言を控える
  • 4.制作以外の作業(対人交渉等の)専任者がいるとベスト
  • 5.余裕をもった時間設定をして納期を決める

1.時間に余裕のある委員が、余裕の無い委員の作業ボリュームをカバー

Aさんは労働時間は少なめで比較的時間が取れる、Bさんは週5日勤務でフルタイム…といった境遇でのメンバー構成は珍しくありません。

この場合全員が同じ作業ボリュームである場合、時間的都合の無いメンバーが辟易してしまうことは確実です。

このことから時間に余裕がある委員の方が、いくらかのプラス負担を受けていただき、全体のバランスを取ることが好ましいと言えます。

2.制作方法は個々の委員に適した方法で行う

Aさんはパソコンのスキルがありグラフィックも経験者、Bさんはパソコンを数年起動しておらずデジタルは苦手…といった状況で「パソコン制作統一」は無理でしょう。

業者が提供するソフトであっても、そのソフトが正常にパソコンで作動するか、デザイン性は好みに合うかか等の確認が必要です。

理想は、ある委員は所有してるパソコンソフトで制作、ある委員は業者ソフトで、ある委員は切り貼り制作、そしてある委員は業者依頼等の選択を行い、個々のスキルに適した方法で制作を進めることと言えます。

業者選定の際、異なった原稿入校が可能かも確認しておくと良いでしょう。

下はこの項に関連したブログ記事です。

3.制作内容のデザイン性について進言を控える

各委員の制作した原稿内容に修正を促したり、個人的意見で混乱させることは避けるべきです。

あくまでも卒園アルバムの制作は自由です。報酬をいただいてビジネスとしてデザインを行なってるのではありません。

仮に修正意見が出て制作担当者がそれを受けたとしても、一向に納得されるものに定まらず、時間のロスになり納期遅延の原因になりかねません。

文字の誤植訂正は別として、その変更を行なって劇的に変化を遂げないのであれば、その状態で校了とするべきと考えます。

関連記事を併せてご覧ください。

4.制作以外の作業(対人交渉等の)専任者がいるとベスト

卒園アルバムは原稿制作以外にやるべき仕事は数多くあります。

個人ページで使用する写真を各保護者へ提供依頼し、期限が守られてない場合は催促を行う、先生に手書きのメッセージをいただく、アルバム代金の徴収、カメラマン手配と当日の指示、業者窓口、進捗管理等々、これはまだ一部です。

本来はこれらの事務的作業の専任者を設けてお願いすると、組織は円滑に動きます。例えばデザインが苦手、パソコンを所有していないなどの事情がある方に依頼するのもひつの方法でしょう。

下は適材適所をテーマにした記事です。

5.余裕をもった時間設定をして納期を決める

制作期中のどんなアクシデントがあるが分かりません。

このコロナ禍の中行事が中止となりページ構成を再検討する必要がある、不本意にも委員同士の決裂が生じ負担が増加、制作が遅延し予定通り進まない… など、ほぼ予定通りに進まないと想定しておくべきでしょう。

これにより例え大きな変更で制作期間が延びても、その後のリカバリーで対応できる期間設定を行うことが必要と言えます。

また、卒園式前納品、後納品でも制作進行は大きく異なってきます。卒園式前納品での作業進行は過酷であることが想定できますが、在園時に全ての任務を終えることができます。

一方卒園式後納品は、期間的に余裕はありますが、子どもが就学すれば園の出来事は全て過去のこととなり、極端にモチベーションは低下します。

このような状況を鑑み、納期の決定を行う必要があります。

関連記事を貼っておきます。

そして制作に伴う第一歩へ

上記で記した内容が考慮されたチーム構成であれば、この後の作業はスムーズに運ぶことは間違いありません。

組織の取り決めが決まりましたので、複数の業者から理想のアルバム内容での見積を要請し、ページ数、アルバム製本タイプを決めて、いよいよ実践です。

ここからのノウハウは、ぜひキッズドン!のお役立ちブログや、サイト検索でヒットする卒アル制作解説記事をお役立ていただき、楽しく制作を進めていただければと思います。

きっと園児が歓声をあげる素晴らしいアルバムが完成することでしょう。
影ながら応援しています。

おわりに

今回は保護者が卒園アルバムを制作するにあたり、押さえておくべきポイントや、スムーズに作業を進行させるノウハウをまとめてお話ししました。

重要な点は、専任された委員が「時間に余裕を持ち、いかに楽しく制作を進められるか」に他なりません。

いきなり制作や実務に取り掛かるのではなく、個々の委員の環境を理解しあい、助け合って認め合うことが、なによりもアルバムの完成度を高めます。

この記事に書かれた内容以外に、ご質問がありましたら、遠慮なくキッズドン!にお問い合わせください。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

卒園アルバムキッズドン!代表-宗川 玲子
キッズドン! 代表 宗川 玲子(そうかわ れいこ)

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