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2021.9.11

ゼロから分かる「はじめての卒園アルバム」(作業の担当を決めよう編)

卒園アルバム担当になったけど、何から手をつけて良いやらわからない…どんな準備をしてどう進めれば良いかをシリーズ3回に分けて解説しています。

今回は「作業の担当を決めよう」編。委員の得意技を適材適所に活用するのが成功の鍵となります。

今回のテーマ:制作以外にやることはたくさんあります
この記事はこんな問いにお答えします
  • 制作以外にやることは
  • どうやって分担してる?
  • 保護者への通達方法
  • 制作はみんでやる?
  • 委員の決裂を防ぐには

制作以外の作業内容

こんにちは、キッズドン!の宗川 玲子です。

アルバムのページ構成や、仕様、そして業者が決定した時点で、一安心と言えましょう。あとは制作開始時期を決め、少しは頭から卒アルのことを切り離せるかな…

と、安堵してるのもつかの間、よくよく考えると、やらなくてはならない事が次から次へと浮かんできます。

卒園アルバム委員と言われてイメージするのは「もくもくと制作してる姿」が最も多いと思いますが、それを含めてアクションしなければならぬ作業が数多くあります。

ざっと挙げてみましょう。

卒アル委員の作業内容

写真撮影 / 撮影許可申請 / カメラマン手配 / カメラマン当日指示 / 写真収集 / 写真選定 / プリント写真スキャニング / ページ構成考案 / 全体スケジュール管理 / 保護者へメッセージ依頼-回収 / 先生へメッセージ依頼-回収 / アルバム制作業者窓口担当 / 見積依頼 / 相見積検討 / 保護者へ個人ページ写真提供依頼-回収 / 保護者から代金徴収 / 全体会計 / 完成アルバム検品 / アルバム完成品の梱包作業 / 卒園後の個別配送手配 / 共有アカウント取得

全ては「アルバム制作」に結びつく事柄です。そしてこの内容に対して、それを「誰がやるのか」を早い段階で決めておくことが、スムーズに事を運ぶ鍵となります。

この作業分担を決めるポイントをいくつか紹介します。

原稿制作に携われない委員がいる場合

全章の「事前準備編」で触れましたが、委員によっては「パソコンを所有していない」「不器用なため切り貼り制作を避けたい」など、制作ができぬケースがあります。

この場合、出来れば「制作」には関わらず、他の作業をお願いするのが賢明でしょう。例えば…

  • 写真収集と選定の専任
  • 保護者や先生との窓口
  • 業者窓口

などが挙げられます。制作に関われない委員の方が、短調な作業をコツコツと進めることに長けているのであれば、写真収集および選定は適任でしょう。

対人交渉に優れているのであれば、保護者や先生とのパイプとなり、個人ページ用写真の収集や、先生のメッセージ依頼がスムーズに動くでしょう。

ちなみに上に挙げた3項目は、思いのほか時間がかかり、思考を回転させる作業です。この委員が写真等の準備を整え、制作専任の委員にバトンを渡すといった構図は、実はとても理にかなった進め方と言えます。

関連記事がありますので併せてご覧ください。

制作の作業分担

続いて、「卒園アルバムづくり」の実践に携わる「制作の担当者」に関する内容です。

複数の委員がアルバム制作に携わる場合、その「制作方法」をその委員個々のスキルに適した内容で進めるのがベストと、前章で説明しました。

Aさんはパソコン制作、Bさんは手先が器用なので切り貼りで、Cさんは業者に依頼…などが一例です。

ですが、当初「この方法で個々に進めよう」と決定したものの、制作を進めていくうちに「ちょっとムリかも…」となることは良くある話しです。

  • 業者の制作ソフトを使用したが、思ったより機能が使えなくて理想に届かない
  • 想定以上に時間がかかる
  • 写真の回収が何ヶ月も遅れて作業できない

このような事由によってパソコン制作から切り貼りに全面変更、切り貼りから業者制作に変更等が行われるのです。

これにより担当作業の内容も変更となり、全体の仕切り直しが必要となります。

作業の分担は、進捗によって柔軟に変更ができるよう、委員の承認を事前にとっておくと良いでしょう。

point:制作方法は柔軟に変更できるように

原稿制作は“共有より一任

私どもは「ページごとに担当制作者を決め、その内容に他のメンバーは異論を唱えない」やり方がベストな制作方法という考えがあります。

協働作業の問い合わせ

良くいただくご質問に

  • メンバー間で共有して制作できるパソコンソフトを知らないか
  • オンライングラフィックツールのCanvaは共有できると書かれてるけど具体的に教えて

といったものがあります。

白紙の状態から3割程度をAさんが制作し、Bさんはバトンを受けて4割を作る、そしてアンカーのCさんが残り3割を制作して完成…

といったイメージを想定されています。

チームワークで事を動かし、個々の負担は減少し、皆で作ったという結束感もある… そんな理想を描かれてると思いますが、現実的には問題も潜みます。

あくまでも卒園アルバムの制作は「自由」が基本ですので真っ向から否定するつもりはありませんが、留意してといていただくと幸いです。

協働作業の弱点

この協働制作、まず始めに、趣味嗜好で衝突を起こすリスクが想定されます。

Aさんが制作したデザインをBさんが共有します。Bさんはデザインが自らの趣向に合わず「なんかこの雰囲気違うな…」と感じるとします。

Bさんは本望ではないデザインの姿のままその続きを行うことで、ストレスを受けることとなります。また、もしBさんが本望でないと、デザイン変更案をAさんに告げたとしたらば、今度はAさんが動揺し、以降の制作が萎縮してしまう可能性があります。

また、原稿を継続して制作する際に、誤って原稿の一部を消去して保存してしまった等のアクシデントも無きにしもあらずです。

専任制のすすめ


このような事から、冒頭でお伝えした「ページごとの担当者制」として委員個人が白紙から完成まで一人で制作し、その出来栄えに対して一切の異論や苦言は受け付けない形にするのがベストと言えます。

制作を協働で進めるか、一任で進めるか、委員間で良く練る必要がある大切な項目です。

骨の折れる作業と言えば…

原稿制作を含め、どれも大変な作業なのですが、その中でも最も骨の折れる作業はどれか?と問われれば、私は「保護者の窓口」だと答えます。

保護者の窓口

制作への承認、質疑応答、写真素材提供依頼と回収、写真撮影の同意…などなど、その1つのアクションで相当の気を使うことは間違いありません。

日頃から良好なコミュニケーションが図れてるメンバーであれば良いのですが、そうでは無い環境下では心に負担がかかることもあるでしょう。

保護者の接点として気を揉むのが、個人ページ用写真の提供依頼です。

写真素材提供依頼

個人ページまたは文集を制作する際、保護者あてに写真やメッセージの収集を行います。この時、保護者の心境に歩み寄り、収集計画をする事が大切です。

例として次のようなリクエストを保護者にするとします。

0歳から6歳までの写真を各一枚づつで合計6枚、そして保護者からのメッセージを手書きで指定用紙に書いてください」

この場合、恐らく多くの保護者は「ハードル高いな…」と感じるはずです。
その理由としては

  • スマホに保存されてる膨大な写真から見るのが大変
  • 月齢ごとなど見合った写真がはたしてあるか
  • そもそも写真を撮らないため写真がない
  • メッセージの手書きに抵抗がある
  • アルバム制作反対のため提示を拒否

が代表的な内容です。これらのネガティブな理由から、行動は後回しとなり、なかなか締め切りまでに集まらない事が通例です。

締め切りを延長するたびにアナウンスをかけ、場合によっては個々に提供を促すこともあるでしょう。このようなデメリットが多い理由で、個人ページ自体の制作を取りやめとするケースも少なくありません。

個人ページのマネージメントに関連する記事があります。

園児紹介ページ用撮影

卒園生一同紹介ページで、改めて園児一人一人の撮影を行う場合、事前に「◯月◯日に撮影をします」と各保護者に通達を行う必要があります。

これは撮影用に洋服を用意する、髪型をアレンジする…など「撮影用」のスタイルを考えてる保護者が一定数いるからになります。

もしこのアナウンスが無かったらどうなるでしょうか。特定の保護者から「なんでこの撮影すると一言もらえなかったのか」と苦言を呈される可能性があります。

このように保護者との対応は、想像以上に労を費やす可能性があります。作業とはいえ、この役割は出来れば2〜3名が受け持ち、手分けしてアクションするのが良いでしょう。

おわりに

ゼロから分かる「はじめての卒園アルバム」の最終回は「作業の担当を決めよう」をお届けしました。

卒園アルバム委員の作業は「アルバム原稿制作」のみならず、他に多岐に渡る内容が多くあります。

中でも骨を折るのが対外折衝。コミュニケーション力やマネジメントに長けてる方にその力を発揮いただき、円満に納めていただければラッキーですね。

メインとなる「原稿制作」に関するノウハウは、本サイトのブログにてたくさん紹介しています。代表的なリンクを貼りますので、併せてご覧ください。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

卒園アルバムキッズドン!代表-宗川 玲子
キッズドン! 代表 宗川 玲子(そうかわ れいこ)

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