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2022.9.14

卒園アルバム-保護者作成の「手順と決め事」をお客様談話で解説します

卒園アルバム-保護者作成の「手順と決め事」をお客様談話で解説します-タイトル

今回は、卒園アルバムを保護者が作る場合の手順や、決め事について、お客様から伺った談話をもとに解説します。

予期せぬ卒園アルバム委員の任命に困惑し「何をどう進めていけば良いか」路頭に迷うあなたの解決策となれば幸いです

今回のポイント:委員の生活環境にふさわしい制作方法で作りましょう
この記事はこんな問いにお答えします
  • 希望していないアルバム委員になった
  • やる事が多過ぎてポイントがつかめない
  • 効率の良い進行手順が知りたい
  • 新園なので卒アル制作の前例がない

こんにちは、キッズドン!の宗川 玲子です。

「なぜ保護者が卒園アルバムを作成するのでしょうか」

私はお客様から問い合わせをいただき、お話を進める際に必ずこの問いを投げかけます。

なんで保護者が卒園アルバムを作るのか疑問を持つ親子

その回答は言わずもがな様々です。一例としては

  • 1.毎年慣例で保護者制作のため
  • 2.今年から園での制作が廃止となった
  • 3.アルバムを欲しい人だけ購入する制度のため

などが挙げられます。

1.の毎年慣例であれば、前年度の委員からの申し送りや、園寄贈のアルバムからヒントを得ることができますので、制作の進め方にさほどの心配はいりません。

ですが、2.のように青天の霹靂(へきれき)のごとく「今まで園から進呈されていたアルバムが廃止」となり、保護者の有志での制作となる場合、担当者は困惑と不安の渦中に身を置くこととなります。

あるいは、前年の委員からの申し送りが無く、かつアルバム委員や卒対委員に「経験者がいない」場合も同様です。

このように「ノウハウが一切ない」境遇を持つ委員の方は少なくなく、キッズドン!にも日々その相談が寄せられます。

そこで今回は、2.の「今年から園制作廃止」を経験した長野県在住の安田様(仮名:以降安田さんと表記)から伺った体験談をベースに、進行手順と色々な決め事に対するノウハウを紹介したいと思います。

卒園対策委員の安田さん

主人公-安田さん

安田さんは、年長のあゆみちゃんを保育園にあずけ、平日の10:00から16:00までIT系会社で事務仕事をこなすお母様です。

立候補で「卒園対策委員(以降卒対)」となり、謝恩会企画運営や、先生への感謝の贈答を考案する役員のリーダーにつきます。

24名クラスに対して卒対は8名。前年委員からの申し送りを聞く限りでは余裕ある人員であり、さほど負担を抱えることなく事を進めることができるな…と高を括(くく)っていました。

突然の園制作廃止通達

突然の園からの卒園アルバム制作廃止宣告

役員決めを行なった保護者会から1週間後、安田さんは担任の先生から声を掛けられ、衝撃の通告を受けます。

「今年から園で制作していた卒園アルバムを廃止することにしました。私も残念でならないけど、もし卒園アルバムが必要なら、園は介入しないことを条件に、卒対の作業範囲で作るか、卒対以外の保護者有志で作るか検討してくれますか」

安田さんの頭にふっと浮かんだのは 「卒アル作る時間なんてどこにもない」 の1行でした。

まず卒アルを作るか作らないか

アンケート調査中

安田さんがまずはじめに取った行動は「卒アルを希望するか不要かを保護者に対しアンケート調査する」ことでした。

卒園アルバムを有志で制作となると「制作費用」を別途保護者から徴収する必要があります。

出費してもアルバムは欲しい…という派と、出費してまでアルバムは不要…の派に別れることが明確です。

個人の価値観ですので、どちらも強制はできません。

安田さんは次の手順でアンケートを制作しました。

  • グーグルフォームを使用
  • ネット検索で金額の相場を調査
  • アンケート項目は5つ

アンケートはシンプルに3項目+備考とし、次の内容としました。

  • (卒アルを)希望・不要・金額により決めたい
  • 出費できる料金 / 〜5,000・〜7,000・〜9,000・
  • 制作に参加いただけるか / できる・できない
  • 備考欄

このアンケートへの回答要請をグループLINEで通達し、回答期限は1週間後としました。

アンケート集計結果

アンケートの集計結果を発表

24名の保護者からの回答を受け、安田さんは事前に卒対メンバーに承認を取り、次のアンケート結果とそれに基づく方針をLINEで通達しました。

8割の保護者から「卒園アルバム」を希望するとの回答を得ました。

料金は7,000円までが最多、制作に参加できると申告いただいた方は1名でした。

このことから、制作の中心となるのは「卒園対策委員」の8名+申告者の1名とし、状況に応じ他保護者にも極力負担の無いように協力いただく場合があります。

また、当初予定していた卒対の仕事量を大幅に超過することから、委員の手作りではなく業者制作も視野に入れて、制作業者や制作方法を今後検討していきます。

なお、卒アル不要と回答いただいた方は、購入の強制はありません。

具体的なアンケート回答内容はこちらをご覧ください。

といったものです。

この「具体的なアンケート内容」の備考には次のような意見が書かれていました。

  • やりたいが時間がなく心配
  • 金額に見合う価値を作れるか不安なので辞退
  • 委員だけが負担を強いるのはどうかと思う
  • ものづくりが苦手なので制作参加は辞退します

といった内容です。安田さんはこの意見に深く理解を示し、卒対メンバーでなんとかアルバムを完成させようと意を決したといいます。

Googleとにらめっこ

検索サイトで情報を集めるアルバム委員

安田さんは「卒園アルバム制作の骨子」を決める目的で、臨時の卒対ミーティングを1週間後にセッティングしました。

そのミーティングまでの期間、業者候補と制作内容の候補をピックアップするために、Googleと向き合う日々となります。

安田さんがネット検索に使用したキーワードの一例は次の通りです。

  • 切り貼りや所有のパソコンソフトで制作するなどの制作方法
  • 業者制作の場合での追加料金とクオリティ
  • 時間が無くても作れる方法
  • 想いと現実のギャップが広がり挫折した事例
  • トラブルやクレーム事例

つまり、 大きな負担を抱えることなく、短時間で、継続ができ、保護者や先生から苦情を回避し、委員同士仲良く進行ができるにはどうしたら良いか… 

という観点で事例や制作方法を調べました。

制作方法については、候補を挙げた制作方法に対して「自分たちの許容範囲で可能か」をふるいに掛けました。

  • 切り貼り→最も時間を要すため現実的でない
  • 所有パソコンソフト→スキル習得と慣れるまでに時間を要す
  • ハンドメイド→24名で24刷を個別に制作するのは負担が大きい
  • 業者ソフトとテンプレ-ト使用→実用的であるが、業者特有のデザインとスキル習得が心配
  • 業者おまかせ→理想的だが金額があがる点と、個性が出せないことに異論が出るかも

このような問答を行い、最終的には「業者ソフトとテンプレ-ト使用」「業者おまかせ」を軸にする方針で、卒対メンバーに話すこととしました。

想定していなかった問題が発生

ミーティングの席で、2つの制作方法を検討し、絞り込みを行うことを今日の課題とする旨宣言した安田さん。

事前に「業者ソフト」と「おまかせ」の概要を記したリポートを配布し、進行を進めようとしたその時…

「私、パソコン持っていないけど大丈夫ですか?」と、委員の高井さんの声が。

「私は持ってるけど2年くらい起動していないわ。windows8?えーっと10?」と、発したのは委員の鈴木さん…

パソコンを持っていないと伝える委員のメンバー

パソコンはスマホに取って代わり、特にプライベートでパソコンを使用する機会は激減しています。

これにより「廃棄して所持していない」「あっても動くかどうかわからない」という境遇の方が非常に多いのが現実です。

安田さんはIT企業勤めの点からプライベートでもパソコンに触れるのは当たり前であり、「当然みんな持っている」との思い込みがありました。

まさか「制作の大元となるパソコンがない」という根幹が揺るぐ事態は想定しておらず、動揺を隠しきれません。

業者に相談

業者に相談

方向性を見失った安田さんは、その翌日に「問い合わせ」という形で業者に助言を求めました。

アルバム制作業者は、成約の有無に関わらず、制作方法や、アルバム制作に携わる方の作業配分などについて提案をしています。

8名の委員中4人がパソコンを所有していない-制作を行うことができるか

という問いに対して業者は次のような回答をしました。

  • パソコンで作る、切り貼りで作る、一部を業者が制作、など異なる制作方法で入校する
  • パソコンも所有者のスキルに合わせて「所有ソフト使用」「業者ソフト使用」と使い分ける
  • パソコンが無い方には「制作」以外の作業をお願いする
  • 制作は全て業者にまかせて、それ以外の作業に集中する

安田さんは初めて知ったこともあり、希望の光が見えたと言います。少し解説をはさみます。

異なる制作方法で入校

委員に適した制作方法で原稿制作

委員各々が持つ環境とスキルに合わせて制作方法を選び、その方法で作成した原稿をたばねて一冊のアルバムを作る提案です。

これにより平等な形で作業分担ができることはもちろん、最大の効果は次の内容です。

制作に対するストレスが起きにくい

例えばパソコンが苦手な委員が、全員「パソコン制作」という統一化された方法を無理強いされた場合、アルバム完成まで相当な苦痛を伴うこととなるでしょう。

あるいはパソコンの扱いに優れてる方が「切り貼り」を強要されれば「この時代にありえない」という感想を持つかもしれません。

このことから「制作」においては、自分に最も適した形で行うのが理想と言えます。

ソフトを使い分ける

パソコンソフトを使い分ける

  • 多少面倒でも日頃から使い慣れたソフトでこだわりたい
  • とにかく時短優先でデザインは二の次で簡単に作りたい

あなたは上の2つのうちどちらを選択するでしょうか。

無論その両方が良いのですが、今の安田さんのような境遇では、この二者択一となるでしょう。

完全に一本化するのではなく、例えば「このページはどうしてもこだわりたい」「ここはさほどデザイン性を持たせなくても良い」といった優先度合いがあると思います。

その度合いに応じてソフトを使い分け制作すると良いでしょう。

「制作」以外の作業をお願いする

制作以外のお仕事をお願いする

卒園アルバムの制作は「クリエィティブ」な作業だけではありません。

  • 写真撮影
  • 写真選定
  • 保護者や先生との対外交渉
  • スケジュール進捗管理
  • 会計

など、これはほんの一部ですが、どの項目も「決して外すことのできない大切な作業」です。

パソコンが無い、ものづくりが苦手…であっても、上に挙げた制作以外のお仕事には長けてる可能性が十分にあります。

一度メンバーにどの分野を得意とするかをヒアリングし、その得意技を束ねて制作を強固するのが最良の委員のカタチと言えましょう。

制作は全て業者にまかせて

デザインレイアウトを卒園アルバム業者のデザイナーにお願いする

全ての問題を解消するのが 「制作を業者にまかせる」 になるでしょう。

ページごとの写真を選定し、それを業者に送信してデザイナーが制作を行うという方法は様々なメリットを生みます。

  • 委員のあらゆる負担が大幅に軽減される
  • デザイナー制作によるクオリティの高さ
  • 保護者から批判が出にくい
  • 制作以外にも「委員の相棒」として助言を得ることができる
  • 制作進捗管理をまかせることができる
  • 年間を通してアルバム制作に追われることがなくなる
  • 本来やるべき卒対の作業に専念できる

一方、自主制作と比較して料金が高めになる、自らのこだわりや想いを反映することができないなどのデメリットもあります。

何を優先するかを見極めて、業者制作をご検討ください。

関連ブログ記事を併せてご覧ください。

方向性が決定

方向性が決まったことを伝える委員

安田さんは、業者から受けた助言をメンバー間で共有し、その後のミーティングで次のような方針を固めました。

  • 1.業者制作と自主制作の半々で16ページのアルバムにする
  • 2.自主制作方法は各委員の判断で自由
  • 3.予算は税込7,000円
  • 4.卒園式を含め納品は7月を予定
  • 5.撮影は卒対委員がスマホを含む所有のカメラで行う
  • 6.アルバム不要の場合でも完成品を見て増刷可能
  • 7.園児の掲載は公平性を意識するがアルバム全体で数を揃える
 上の内容に関連したブログ記事がありますので、各項目ごとに併せてご覧いただければと思います。 
1.16ページで十分?

ページ数が多い少ないでアルバムの良し悪しは決まりません。

少ないページ数でも、見る人の心を揺さぶる良質なアルバムを作ることができます。

2.自主制作方法は各委員の判断で自由

前項で解説の通り、委員が完成までいかに制作を楽しめるかが、いいアルバムを作る鍵と言えます。

4.卒園式を含め納品は7月を予定

このスケジュールにすることで「卒園式」までをアルバムに掲載可能であることはもちろん、制作に余裕を持つことができる利点があります。

ですが、あまり納期を先延ばしにするとモチベーションの低下により、悪影響を及ぼすことがありますのでご注意ください。

5.撮影は卒対委員のスマホカメラ中心

ここ数年に発売されたスマホのカメラ性能は、時に一眼レフに勝るとも劣らない画を作りあげます。

そにれ伴う「縦撮り写真」が増えることも事実であり、レイアウトデザインに工夫が必要と言えます。

6.アルバム不要の場合でも完成品を見て増刷可能

アルバム不要の保護者は「価格に見合った価値がアルバムに見出せない」思いを抱いています。

しかし、アルバム完成後、想像以上の品質にその想いに変化が訪れ、購入希望にいたるケースは多くあります。

7.掲載の公平性はアルバム全体で揃える

ページごとに園児の公平性を意識すると「同じような画が並ぶ異質感」「写真点数が膨れ上がる」というデメリットが生まれ、まるで「数合わせのためのアルバム」となってしまいます。

このことからあるページではA君の個人写真はあるがBちゃんはなし、あるページではその逆といった形で、全ページで掲載点数を揃えるとデザインが拡張し、見応えのある原稿になります。

保護者から承認を得て実践へ

保護者会で承認を得るアルバム委員

卒対が掲げた方針は、その後の保護者会で満場一致で可決となり承認を得ることができました。

安田さんは、助言を受けたアルバム制作会社と成約を行い、実践へとコマを進めます。

安田さんは業者との初回打ち合わせで「まず何から始めたらいいか」を質問。

業者からは次の「3項目の決め事」を検討すべきとの返答でした。

3項目の決め事

  • 1.個人ページを制作するか
  • 2.先生からメッセージをいただくか
  • 3.卒園生紹介ページのレイアウト
1.個人ページを制作するか

個人ページサンプル

個人ページは、園児のプロフィールや写真を元に構成する、いわば「キャラクター紹介ページ」です。

なぜ早めにこのページを作成するかを決めなくてはいけないか?

それは、そこに掲載する 「保護者からのメッセージ」を書いていただく時間確保や、掲載写真を探す時間を確保する 必要があるからです。

なかなかメッセージの内容が浮かばない、書くことが元々嫌い、小さいころの写真なんてどこにいったか分からない…といった状況が当たり前と想定しておくべきです。

なるべく保護者に負担を与えぬよう、2ヶ月程度のスパンを設けて「個人ページ用の素材」を提供していただきます。

関連ブログをご案内します。

2.先生からメッセージをいただくか

先生からのメッセージ

先生からのメッセージをどのページにどのくらいのサイズで載せるか…この計画を早めに行う必要があります。

個人ページに載せるか、卒園生紹介ページの載せるか、卒園式ページか…

園児一同に向けたものか、個々へか…

担任だけか、全ての先生からいただくか…

など様々なケースがありますが、早く決める理由は「1.」と同様です。

先生によっては文章書きを得意としない方もいらっしゃいますし、冬季の繁忙期ではメッセージを書く余裕など無いでしょう。

このようなことから先生にお願いをする場合、事前に相談を持ちかけ、どのくらいのタイミングで依頼すれば良いかのお伺いをたてましょう。

下のブログは関連記事になります。

3.卒園生紹介ページのレイアウト

卒園生紹介ページレイアウト例

卒園アルバムのオープニングを飾る「紹介ページ」は、基本各園児の掲載枠のサイズは同一と思われます。

さて、その枠は縦長でしょうか、横長でしょうか。

ページ数と人数、そして写真以外の掲載内容によっても異なってきます。

仮に写真を縦長方向で「アップ」で撮影したとします。

後に「紹介ページ」の園児写真枠を考案し、それが「横長」が最良となった場合、上記で撮影した写真はおそらくマッチングしません。

これを防ぐために、 撮影以前にレイアウトを確定させ、その枠の「縦横サイズ」に見合った「アングル」で撮影に臨む ことをお勧めします。

卒園生紹介ページと個人ページのテンプレートがございます。お役立てください。

順調にアルバム制作は進行しました

アルバム制作は順調に推移

安田さんは、前項で挙げた「早めに取り掛かるべき3項目」を実践し、交渉役の委員の丁寧な説明と対応に、保護者も先生もとても協力的であったと伺いました。

カメラマンと写真選定を担当した委員の方は3名。

異口同音に「こんなに大変なこととは思わなかった」と感想を述べてます。

園児を追ってファインダーに的確に収めるのは、実は想像以上に難しい技です。

とにかく園児は動き回ります。シャッターチャンスを逃すまいと、カメラ設定は必然と「連写」へ。

が、この連写により、撮影枚数は膨れ上がり「写真選定」に大きな負担が掛かるというループを繰り返すのです。

ですが写真がアルバムのクオリティを決めると言われれば、がぜんやる気も出ます。

撮影も繰り返しいくうちに「いるシーン」「いらないシーン」を見極められるようになり、効率がアップしたと言います。

そして選ばれた写真を元にデザインレイアウトを、制作担当者と業者で進めていく…

 担当者から担当者へバトンを渡すように制作を進め、卒対委員同士で気持ちを高め合い、委員にとっても貴重な体験と思い出になったと 、後に安田さんは感想を述べています。

そして完成したアルバムと、卒対の全記録を後年の卒対委員に渡す手はずを整えたそうです。

今後のこの園の「制作の伝統」が始まったと言えます。

おわりに

今回は長野県在住の安田様の体験談をもとに、保護者が卒園アルバムを作成する際の「手順と決め事」をご紹介しました。

最も時間とパワーを要すのは「保護者に理解を求める」場面と言えます。

アルバム制作に対して否定の意思を持つ方は一定数おり、それを想定した上でことを進める必要があります。

そして、完成後の増刷可能や、無理強いの購入をさせないなどの否定する方へのケアを十分に用意し、円滑にまとめることが大切なことと言えます。

今回ご紹介した談話から、あなたの制作進行に対するなんらかの解決策になれば幸いです。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

卒園アルバムキッズドン!代表-宗川 玲子
キッズドン! 代表 宗川 玲子(そうかわ れいこ)

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