2022.9.4

卒園アルバム委員-ここが大変だった！10の事例と対処方法

今回は卒園アルバム委員、または卒園対策委員になって「大変だった」と思うことの事例を紹介します。

卒園アルバム制作は正直なところ過酷です。

希望に満ちて制作を開始したとしても「なんでこんな大変な目に会うんだろう」と思い悩むことが多いのが事実です。

ですが「大変」の内容を事前に把握することで事前の問題回避が可能となります。

このブログで「大変」が軽減され作業を楽しく進めらることができれば幸いです。

こんにちは、キッズドン！の宗川　玲子です。

今回は、実際に卒園アルバム委員を経験された方との談話して得た「卒園アルバム委員で大変だったこと」の上位10選を紹介します。

あなたは現在「大変」の状況の中でしょう？それともまだ「大変」な状況を迎えてないでしょうか？または「大変なんて想定内」として邁進されているでしょうか？

いずれにしても卒アル完成までの長い道のりの中に、大なり小なりの「大変」はやってきます。

でも心配は入りません。

大変がやってきたらそれにふさわしい対処法が必ずあります。そんな「大変」と「大変への対処方法」をご紹介していきます。

1.写真選定

卒アル委員10名中10名が「大変」と異口同音に言われるのが「写真選定」です。

スマホのカメラは年々進化して高性能となり、委員全員がカメラマンである時代です。

写真点数もそれなりに膨れ上がり、運動会や発表会などのビッグイベントになると平均800枚、多いと1,500枚という写真点数になります。

そこからわずか5％の50枚程度に絞り込むという作業は、時間も労力も甚大に消費します。

写真選定「大変」の対処法

次の対処法一例を挙げてみます。

撮影者を限定する

シャッターチャンスを逃さないために写真は多く納めておきたい…

そのお気持ちは重々お察ししますが、それが制作への士気低減となっては本末転倒です。

ここは思い切って撮影者を限定し、その撮影者以外の写真は使用しないと取り決めを行ってはいかがでしょうか。

そして撮影は、撮影者それぞれが異なった「位置とアングル」で定点撮影（カメラを移動せず固定した位置で撮影）することをお勧めします。

このような担当性にすることにより、写真選定は思いの他楽になります。

個人を中心に選定し、時折複数名をはさみ、アクセントとして全景を入れる…

そんなテーマを決めて、その方針で進めれば効率良く選定が進むことでしょう。

フェイスグルーピングを使用する

GoogleとAmazonが提供しているフェイスグルーピングシステム。

あらかじめ園児の顔写真を登録しておくと、大量の写真から、その園児が写る写真を抽出してくれる優れものです。

このツールは「公平性」をベースに写真選定を行う作業に貢献します。

各ツールのURLやその他写真選定をテーマにしたブログ記事がございます。併せてご参照ください。

カメラマンを起用する

写真選定で何が一番大変かと言うと「使用しがたい写真が大半を占める」という事実です。

「とにかくなんでもかんでも抑えておこう！」と意気込み、連写を使用して撮影した写真などが枚数をかさ上げします。

この使用しがたい写真が少なければ少ないほど作業効率は上がると言っても過言ではありません。

そこで検討したいのがカメラマンの起用です。

カメラマンこそ大量の写真を収めますが、納品の折には「NG写真はカットし自信を持って提供できる渾身の作品」を提示していただけます。

もちろんそこから選定を行わなければならないのですが、クオリティはどの写真も高いことから、ある意味「どれを選んでも正解」となるわけです。

一度カメラマン撮影の写真を経験されると、恐らくそれ以外での撮影方法での作業が考えられなくなるほどです。

ご検討ください。

2.意見の相違

複数のアルバム委員間で、意見が分かれることは当然のようにあります。

など、異なる複数の意見をまとめ上げ、しかるべき落としどころに着地させるのは「大変」以外の何ものでもありません。

これら「委員の意見相違」を円滑にまとめる方法は「委員発足時でのルール設定」に掛かっていると言えます。

意見相違「大変」の対処法

アルバム委員のメンバーが決まり、初めての集まりの冒頭で次のようなルールを提言します。

上記のようなやや強制的な取り決めが無いと、恐らくいつまでたっても課題は決定とならず、肝心の「制作」という行動に移行できません。

アルバム制作のコツは「早くはじめて問題を見つけ、初期に対処してその後の効率を上げる」になります。

制作に入ってしまえば「あの時議論していたのはそんな大したことではなかった」という事が多大にしてあります。

この委員間における課題は奥が深いため、色々な切り口から過去にブログ記事を書きました。ご参照ください。

3.理想通りにならない

いわば理想と現実のギャップに苦しむ状態です。どんなギャップがあるでしょうか。

いくつか補足します。

いい写真が撮れていない

ほとんどの写真の画質が悪く、さらにピンボケやブレてる写真が多く、使用するのに躊躇してしまう…

そんなことありますよね。さらにその「気にめさない」写真を相手にデザインやレイアウトの制作を行うのは、なんとも士気が上がりません。

ですが、そのダメダメな写真は遠い未来では「貴重な捨てがたい記録」となってる可能性があります。例えば…

といった経験はありませんか？

私はしょっちゅうあります（笑）。写真はもちろん写りがいいに越したことはありません。

ですがそうでなくても大切な記録であるには間違いなく、アルバムにすることでその記録は未来に引き継がれていきます。

このことから「このダメダメ写真、未来で見たらどう思うかな？」と想像を膨らませながら作業を行うことで、気持ちが楽になり、快適性があがることでしょう。

制作ソフトやツールの操作が習得できない

卒園アルバム委員になったことを機に、グラフィックソフトを入手。

さあ素晴らしい原稿を制作するぞ-…　と意気込んだのも束の間、操作方法が良く理解できず、思い描く形にはほど遠いデザインが目に前にある…

といった状況が続くと、そのソフトやアプリを起動することさえ億劫（おっくう）となり、次第に制作は後回しになっていく… という悲しいロードマップが敷かれていきます。

Googleなどの検索サイトで「操作方法のハウツー」を調べると「誰でも簡単にできる！」「これでもう迷わない！」など聞こえの良いタイトルが並び、そのブログや動画を見るも、解説には専門用語が並び、結局習得できずに困り果てるという結果も少なくありません。

解決方法としては、そのソフトやアプリの操作が困難と思われた時点で「他のソフトや他の制作方法に変更」する事を考えるべきかと思います。

卒アル制作は趣味ではなく、そのアルバムを完成させて、待っている方にお渡ししなければなりません。

このことから「出来ることを」早く探し、その方法で前進するのみということになります。

キッズドン！が推奨しているオンライングラフィックツールと、パソコン外の制作方法を紹介した記事をご案内いたします。

目標の制作時間をいつも大幅に超えてしまう

卒アル原稿の制作はとにかく時間が掛かります。

「今日は2時間で制作完了させるぞ」と意気込んでも、その2時間では5割も進んでおらず、なかなか見えないゴールに辟易（へきえき）してしまいます。

制作に充てる時間が潤沢にある環境であればまだしも、両親ともにフルタイム出勤で休日は土日祭日のみといった状況であれば、この「時間がない」状況は切実なものとなります。

この解消法としては次のような内容があります。

こちらも関連ブログをご覧ください。

業者テンプレートのデザインと構造が好みに合わない

卒園アルバム専用の制作ソフトで、かつ卒アル用テンプレートだから、きっと理想のデザインが出来るはず…

と臨んだ業者提供ソフトでの制作。しばらく使用してみると「デザインの好みや風合いが私むきでは無い」「テンプレートの写真配置構造が思ものと違う」などのギャップが生まれることがあります。

成約していることから、このソフトの条件にこちらが合わせて制作を進めるか、それとも違う方法で乗り切るかとなりますが、一番肝心であることは、その業者のソフトを成約以前に「トライアル」としてあらゆる想定で使用してみて、自らの理想を叶えるかを見極めることとなります。

業者ソフトで制作進行の状況での対処方法としては次のようなものがあります。

と、いうものです。

私どもキッズドン！では、お客様ご自身が原稿を作成する「そのまんまコース」でのご成約者様に下記の特典を進呈しています。

テンプレートは写真部分が透明化の仕様となっており、背面に写真を配置するだけのラクラク作業で完成します。

オンラインツールのCanva（キャンバ）を使えば、スマホでも目を見張る原稿が作れます。

全てのテンプレートは下のバナーよりご覧いただけます。

また、このテンプレートをCanvaを用いて作成する方法を解説したブログもございます。併せてご覧ください。

その他テンプレートに関連する記事がございますので、こちらもご参照ください。

4.写真の補正

写真選定の際気になることと言えば「写真の明るさ」でしょう。

逆光で撮影や、室内撮影で十分な光量がなかった、など、もう少し明るさが欲しいといった写真は思いのほか多く存在します。

そして、次の点についてはご存知でしょうか。

つまり、パソコンモニターやスマホで「通常」に見えてる写真も、印刷の結果は「それよりやや暗め」となる可能性があります。

このことから「全ての写真を少し明るめ」に補正して、その写真を以てデザインレイアウトをするのが理想と言えます。

多量の写真を1点1点補正するのは骨が折れる作業です。

補正は「どこが適正値なのか正解が無い」といったことと、多量の写真を処理することでの時間消費にうんざりすることも…

写真補正「大変」の解決策

解決策を挙げてみます。

一括で補正処理ができるソフトを使用

単品での写真補正であればパソコンにはじめから搭載されてる「写真」ソフトや、さまざまなアプリで対応できますが、大量の写真を一括で処理を行うことが出来ません。
これができるソフトの一例として次のものがあります。

上で紹介したソフトの共通点は「一括で処理ができる」ということです。

1枚の基準となる写真を選らんで「明るさ調整」を行い、その後補正したい写真を複数選択して処理を行うと、全ての写真が「基準として補正した写真」の明るさになります。

手元の写真を「明るさの段階」ごとにグループ分けしておき、この操作を行えば「ある写真は適正に補正」「ある写真はもともと明るかったので白飛びになってる」「ある写真はまだ光量が足りない」といったばらつきをなくすことできますね。

業者制作に変更する

写真の補正をサービスとして行っていただけるアルバム制作業者があります。

私どもキッズドン！もその業者の一つで、お客様よりお預かりした写真を、印刷製本に適した明るさに補正します。

その業者と成約する必要がありますが「画像の明るさを第一優先」「自己で補正にかける時間がない」という境遇であれば、その業者利用を検討されてみてはいかがでしょうか。

現在の状態で割り切る

アルバム委員の立場としては「より良い状態でアルバム制作」を念頭の掲げてるため、写真の明るさや色彩などのコンディションが気になります。

ですが、アルバムを見る側（委員以外の保護者や園児等）は、委員が思うほど写真の状態は気にならないものです。

「見る側」としては、むしろ「写真が美しい」かよりも「意味のある写真」かの方が重要です。

つまり写りはダメダメでもその内容が貴重な記録であるかが大切ということです。

このことから「明るさなどの画質第一主義」から「内容重視」に意識を変えて臨まれることも一考でしょう。

写真補正に関するブログをご案内します。

5.時間がない

アルバム委員の頭の中では「こんな素敵なデザインで作りたい」「オリジナリティある原稿に仕上げたい」といった理想のイメージがきっとあるでしょう。

ですが、そのイメージを実際の制作に置き換えたとき、果たしてどのくらいの時間を要することになるでしょうか。

委員が思い悩むベスト1は、この「理想を叶えるための時間がとれない」になります。

理想と現実のギャップが大きい

アルバム委員のイメージといったら、あなたはどういうシーンが思い浮かびますか？

恐らく「パソコンを前に写真をレイアウトしてる姿」や、「プリント写真を切り貼りしマスキングテープなどの装飾品で原稿を飾りつけてる姿」ではないでしょうか。

ですが実際このイメージたどりつくまでに、前章でも挙げたようないくつものプロセスを踏む必要があります。

この作業ののちにはじめて「レイアウト等の本作業」に入ります。

そしてその本作業が、理想通りにサクサクと進むことはまれと言えます。

「理想通りの姿にならない」「思ってたイメージと異なる」などいった障壁が次々と現れ、ふと気づくと1枚の写真を処理するのに1時間経過… といったことも珍しくありません。

このようなルーテインを、ただでさえ自分の時間が取れない日常でこなしていくのは非常に難儀です。

時間がない「大変」の対対処法

対処法は次の3つを例として挙げます。

一日でも早い時期から作業開始

制作1回単位での時間確保が困難であれば、その「制作単位」をいかに多く設定するかが大切と言えます。

前項で挙げた「本制作までのプロセス」と「原稿本制作」を実際に行い、それぞれに掛かる時間を導き出します。

その後、自分の担当してる原稿制作をこの時間に置き換え、納期から逆算して「その程度の日数が必要でどの時期から開始するべきか」を弾きます。

制作は詰め込むとストレスの原因となりますので、なるべく余裕をもった計画にすると良いでしょう。

制作方法を再検討

例えば「パソコン制作ではじめたが操作方法がわからず前に進まない…」という状況がネックになっていたとします。

で、あれば、切り貼り制作に変えてみる、あるいはデザインを思い切りシンプルにして、凝った体裁を無くして作業量を軽減する… といった制作方法の変更や、方針の変更をして「前進」した方が良い場合があります。

業者制作に変更

原稿上で使用する写真を業者に預け、デザインレイアウトをまるごとしてもらう「業者デザインプラン」を活用する方法です。

全ての業者にこのプランがあると言えませんので確認が必要となります。

料金の追加はあれど、委員が抱える「大変」を全て解消できる効力があるでしょう。

なお、私ども キッズドン！のこのプランは「おまかせコース」 という名称で提供しております。

よろしければ下にボタンより内容をご確認ください。

キッズドン！のおまかせコースを見る

下のブログカードは「おまかせ制作」に関連した記事と、ご案内になります。

この章の最後に、委員の「時間がない」をテーマにしたブログをご案内します。

6.集まらない

卒園アルバム定番のページと言えば「個人ページ」ですよね。

1ページ1名での大型掲載、1ページを2分割3分割して数人を載せるコンパクト使用など、卒園生のキャラクターが見える大切なコンテンツと言えます。

掲載内容は次のようなものでしょうか。

そしてこの素材は「保護者から提供」いただくのが通例です。

ところが以外にもここに「大変」が潜みます。

全員提出までにとにかく時間がかかる

保護者に前項で挙げた素材の提出を求め、それに対して即取り掛かる保護者はまれと言えます。

日頃写真整理をしていない方は「赤ちゃんの写真」を見つけ出すことに手を焼きます。

文章嫌い、または直筆に自信がないかたは「メッセージ」の制作に気が乗らないでしょう。

このような状況から「提出期限までに集まったのは全体の5割程度」ということは珍しくありません。

委員は「未提出」の保護者に対して督促をかけますが、それでも動いてくれない「保護者」は一定数存在します。

「何度も追い討ちをかけるのは気が引ける」
「でも素材が揃わないと制作が遅れる」

などと気苦労が重なり、結果「大変」なストレスを被ることとなります。

集まらない「大変」の対対処法

この解決方法は「保護者が素材を探したり書いたりする時間を十分に設ける」以外にありません。

出来れば2ヶ月、最低でも一ヶ月の期間は欲しい所でしょうか。

反対に「2週間で提出を」などと短期提示を求めると、保護者から猛反発を得ることとなり、上手くいくこともいかなくなってしまいます。

カウントダウンが重要

仮に2ヶ月で設定した際、1ヶ月を切った時点で「あと30日です」というお知らせを入れます。

次に「あと14日です」最後には「あと3日です」といった具合にカウントダウンを入れることで、保護者の重い腰を上げる効果につながります。

先生からのメッセージもしかり

担任の先生から卒園生「一人づつ」に向けたメッセージを書いていただく際も「期実通りに提出いただけない」ことを想定しておくべきでしょう。

先生にはあらかじめ「いつの時期が書きやすいか」をヒアリングし、その時期に3〜4ヶ月ほどの期間を設けて依頼します。

このことから、その「3〜4ヶ月ほどの期間」以前に次の手配を「逆算」で行う必要があります。

先生メッセージを掲載する計画が浮上した時点で、即ページ構成の検討に入り、上のプロセスを消化してゆくと良いでしょう。

個人ページに関するブログ記事を併せてご覧ください。

7.文字の誤り

特に氏名における文字表記の誤りは注意が必要です。

ここでの大変は次の2種になります。

文字校正作業の「大変」と対処法

一人で実行するのではなく、出来れば3名ほどで文字校正を行うことをお勧めします。

3名個々は校正を行う、1名が読み上げて1名が紙面を確認、など異なる角度で何回も誤りが無いかの確認を行います。

この後に記する「印刷後に誤り発見」に比べれば、ここの「大変」はまだレベルが下がります。どうか未然に誤植を防御してください。

印刷後誤り発見で「大変」と対処法

これが発覚した際の委員の「動揺」は計り知れないものがあります。

全冊印刷し直すには予算がない、信頼性の欠如など様々な思いが頭をよぎりますが、ここは気持ちを切り替えて「一刻も早く誤った文字を訂正する」ことに努めましょう。

シール対応

業者に、印刷後に誤植発覚の連絡を入れ、氏名部分を覆う「シール」の手配を行います。

このシール完成後、卒園生全世帯にシールを郵送し、その理由を添えます。

もし業者でシール対応不可の場合、シールを扱う印刷メーカーを探して独自アクションを行うこととなります。

あらゆる印刷を短納期で行う「アクセア」も細かい設定でシール対応が可能です。

アクセアのサイトを見る

増刷対応

誤植該当の保護者においては我が子の氏名がシールで覆われてることを不憫に思うこともあるでしょう。

こにれより1冊分だけ「誤植修正後」の増刷を行い、その家庭に届ける場合もあります。

増刷は通例では相当な割高となりますので、まず業者に見積を依頼し、どのような形で費用捻出を図るかを検討しましょう。

8.保護者の承諾が得られない

委員が企てた「卒園アルバム制作計画」に対し、保護者の賛同が得られない場合、精神面の「大変」がつきまといます。

承諾を得られない例は次のようなものがあります。

いくつか補足します。

アルバムのタイプ変更

仕様変更に伴う高額化

昨年まではスクラップブックでの手作りだったのに対し、本年はハードカバーの印刷タイプにする…

あるいはその逆、といった様に「どんなアルバムにするか」の変更に承諾を得られないケースです。

「なぜ変えるのか」「変えることで得るメリット」などが明確でないと受け入れが困難となります。

「おしゃれでかわいい」「高品質の印刷でこどもの姿を残したい」といった抽象的な理由は説得性に欠けます。

もし明確な理由が解説できない場合は、仕様変更をやめることも視野に入れるべきでしょう。

個人ページ制作について

個人情報を提供することに抵抗のある保護者は存在し、またこのページだけではなく「全てのページに我が子を載せないでほしい」と嘆願されるケースもあります。

まずは提案を行ってみます。例えば「氏名は名前だけでひらがな表記」「誕生日は載せない」「写真は園生活のものから選定」などの内容です。

これらの話し合いの末、保護者に理解が得られぬようなら、その該当園児の分のみ個人ページからは外す以外に方法はないでしょう。

保護者間とのやり取りについて解説したブログがございます。

9.パソコンが動かない

スマホはパソコンにとって変わるツールにまで進化しました。

これによりパソコンが起動される回数は日に日に減少し「最後の起動はいつだっけ？」というほど、プライベートでパソコンに触れる機会は少なくなってきてるでしょう。

そんな中、青天の霹靂（へきれき）のごとく「卒園アルバム委員」の任命が。

パソコンでの制作方針がリーダーより発言され、慌ててほこりをかぶったパソコンを起動… が、いつまで待ってもデスクトップ画面にならない…

やっと変わったけど動作が遅い！

といった状況で困ってるという声をよく聞きます。

業者ソフトが使用できない

さらにはしばらくPCを起動していなかったことにより「OSのアップデート」がされておらず、業者提供のソフトが起動できないという声もあります。

パソコンが動かない「大変」対処法

パソコンで制作できないのであれば、切り貼りでのアナログ制作、業者へのデザイン委託などを検討してはいかがでしょうか。

あるいは、これを機にパソコンを買い換えるか…

でも、卒アル制作が終了した後に、またスマホ生活に戻り、ほこりをかぶることになるかもしれません…（笑）

下のブログもどうぞご参照ください。

10.モチベーションの低下

今回の記事最後の「大変」はモチベーションの低下です。

制作の過程でモチベーションの浮上、低下といったことは多々あろうかと思います。

ここでの低下は「卒園後の制作における」大低下になります。

卒園式のページを制作し、それを含むアルバムを「卒園後」に完成させるケースに注意が必要と言えます。

卒園後はやる気が起きない

仮に今が9月として、現在の制作体制のまま卒園後も継続して進めることができる…

と思われてるようでしたら、その考えは改めたほうが良いと思います。

まず3月から5月までは「最悪の場合制作できない」と想定すると良いでしょう。

そして最もモチベーションに影響するのが「卒園後は在園生活は過去のこと」となり、士気が卒園アルバムに向かなくなることです。

同時に親も子も視線は未来を向いて小学校生活に集中します。

このことから「過去に対する作業」が億劫（おっくう）となり、作業が停滞し、制作予定が大幅に遅れるという事象につながります。

この「大変」への対処を2つ挙げてみます。

モチベーションの低下「大変」の対処法

1.はモチベーションがまだ維持できてる在園中に、できること全てを終わらせ、卒園後はわずかな作業で完了できる計画にする方法です。

2.は嫌でもやらなくてはならない環境をあえて設定し「外部要因で尻に火を付ける」目的です。

この「納期」を「夏の終わりころに…」「秋の前半…」といった極めてアバウトな設定にすると、制作はどんどん遅延してゆきます。

今はなんの意識がなくとも、卒園と同時に首をもたげてくる「モチベーション低下」の現象をどうかお忘れ無く、今を進めてください。

関連ブログを紹介いたします。

おわりに

今回は卒園アルバム委員、または卒園対策委員になって「大変だった」と思うことの事例を紹介しました。

卒アル制作には数々の「大変」た潜み、今後を不安に思うこともあるでしょう。

ですがの事前に「大変」を把握することで事前の問題回避が可能となります。

今回は10の事例に対し、それぞれの対処法と、お役に立つであろう過去のブログ記事を掲載しました。

このブログで「大変」が軽減され作業を楽しく進めらることができれば幸いです。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

キッズドン！ 代表 宗川 玲子（そうかわ れいこ）

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